ПРОЕКТ
МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
П Р И К А З
« ___» _________ 20___ г. № ______
г. Краснодар
О порядке обращения со служебной информацией ограниченного
распространения в министерстве здравоохранения
Краснодарского края
В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 5 июля 2010 года № 530 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края» и с целью упорядочения работы со служебной информацией ограниченного распространения в министерстве п р и к а з ы в а ю:
1. Утвердить Инструкцию о порядке обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в министерстве здравоохранения Краснодарского края (далее – Инструкция) (приложение №1).
2. Начальнику отдела организационно-методической работы министерства здравоохранения Т.Н. Беспаловой:
2.1. Организовать прием, учет (регистрацию), входящих и учет (регистрацию) исходящих документов с пометкой «Для служебного пользования» по основной деятельности министерства.
2.2. Определить должностное лицо, ответственное за прием, учет (регистрацию) входящих, учет (регистрацию) и отправку исходящих документов с пометкой «Для служебного пользования» по основной деятельности министерства.
2.3. Проводить не реже одного раза в год комиссионно проверку наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» в структурных подразделениях министерства с оформлением соответствующего акта (приложение №2).
2.4. Составлять акт приема-сдачи документов при смене работника, ответственного за учет документов с пометкой «Для служебного пользования», и предоставлять на утверждение руководству (приложение №3).
3. Отделу мобилизационной подготовки и мобилизации (С.С. Железовский) организовать и обеспечить отдельный учет исходящих (входящих) документов и изданий с пометкой «Для служебного пользования» по основной деятельности отдела, а также регистрацию (хранение) приказов министерства здравоохранения Краснодарского края с пометкой «Для служебного пользования».
4. Руководителям структурных подразделений министерства здравоохранения Краснодарского края организовать работу с документами с пометкой «Для служебного пользования» согласно требований Инструкции и обеспечить защиту служебной информации ограниченного распространения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
5. Приказ министерства здравоохранения Краснодарского края от 27 сентября 2012 года № 4772 «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в министерстве здравоохранения Краснодарского края» признать утратившим силу.
6. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя министра Л.Г. Кадзаеву.
Министр Е.Ф. Филиппов
Приложение №1
УТВЕРЖДЕНА
приказом министерства здравоохранения Краснодарского края
от _____________ № ______
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке обращения с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения,
в министерстве здравоохранения Краснодарского края
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения, представленной в виде фото-, кино-, видео - и аудиопленок, машинных носителей информации, а также документированной информации (далее – документов), в министерстве здравоохранения Краснодарского края.
Настоящая Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
К служебным документам ограниченного распространения относятся поступающие в министерство здравоохранения, а также подготовленные в нем несекретные документы и издания, ограничение на распространение которых и особые требования к обращению с которыми обусловлены служебной необходимостью.
1.2. Доступ к информации о деятельности министерства здравоохранения ограничивается в случаях, если указанная информация отнесена в установленном федеральным законом порядке к сведениям, составляющим государственную тайну или иной охраняемой законом тайне.
Перечень сведений, относящихся к информации ограниченного доступа, а также порядок отнесения указанных сведений к информации ограниченного доступа устанавливается федеральным законом.
1.3. Не может быть ограничен доступ к:
нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы и обязанности человека и гражданина, порядок их реализации, а также устанавливающие правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления;
информации о состоянии окружающей среды, сведениям о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, а также экологической, гидрометеорологической, гидрогеологической, демографической, санитарно-эпидемиологической и другой информации, необходимой для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);
информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;
иной информации, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.
1.4. Служебная информация ограниченного распространения не может быть использована в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации их прав и свобод.
1.5. Защита служебной информации ограниченного распространения производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.6. Ответственность за организацию работ по защите служебной информации ограниченного распространения в министерстве здравоохранения Краснодарского края возлагается на министра здравоохранения Краснодарского края.
1.7. Ответственность за организацию правильного обращения с документами ограниченного распространения, обеспечение их учета, сохранности, санкционированного использования возлагается на руководителей структурных подразделений министерства здравоохранения Краснодарского края.
1.8. Лицо, виновное в разглашении служебной информации ограниченного распространения, либо в нарушении порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, привлекается к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения
2.1. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется отметка «Для служебного пользования».
2.2. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
2.3. Прием, регистрация, учет и контроль исполнения документов с пометкой «Для служебного пользования» в министерстве осуществляет государственный гражданский служащий, назначенный приказом по министерству (далее – ответственный за делопроизводство ДСП-документов). При его длительном отсутствии данные обязанности приказом по министерству временно возлагаются на другого государственного гражданского служащего. При этом осуществляется передача документов от одного ответственного за делопроизводство ДПС-документов другому и оформляется акт приема-передачи дел и документов.
2.4. При вскрытии поступивших в министерство конвертов с документами с пометкой «Для служебного пользования» проверяется целостность конвертов, наличие в них документов и приложений к документам.
2.5. При поступлении поврежденного конверта, при обнаружении признаков вскрытия конверта, отсутствии или повреждения документов, указанных в описи, или при отсутствии приложений, указанных в документе, составляется акт (приложение № 1 к Инструкции). Акт составляется в двух экземплярах, подписывается ответственным за делопроизводство ДСП-документов и его непосредственным начальником. При этом обязательно указываются должности государственных гражданских служащих, подписавших акт, и ставится печать министерства здравоохранения Краснодарского края. Один экземпляр акта высылается корреспонденту, а второй экземпляр подшивается в соответствующее дело министерства. Неправильно оформленные документы с пометкой «Для служебного пользования» (без подписи корреспондентов, без обозначенных в данном документе приложений и т.п.) возвращаются корреспонденту одновременно с актом. При этом на конверте, в котором данные документы возвращаются корреспонденту, в правом верхнем углу делается пометка «Для служебного пользования».
При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ответственным за делопроизводство ДСП-документов делается надпись: «Документ поступил в поврежденном виде».
2.6. На подлежащем регистрации документе с пометкой «Для служебного пользования» ответственный за делопроизводство ДСП-документов на лицевой стороне первого листа документа в нижнем правом углу ставит регистрационный штамп с указанием наименования «министерство здравоохранения Краснодарского края», входящего номера, даты регистрации и количества листов. Входящие конфиденциальные документы регистрируются валовым входящим номером, после которого проставляется индекс «ДСП». На том же листе сверху проставляется штамп «Для служебного пользования».
2.7. При ведении в министерстве делопроизводства в системе электронного документооборота, для облегчения поиска поступившего документа, на документы с пометкой «Для служебного пользования» заполняются электронные учетные карточки входящих документов с неполным составом заполняемых реквизитов: указывается дата поступления документа, входящий номер (с индексом «ДСП»), дата документа и исходящий номер документа, поступившего в министерство, и корреспондент. Также в электронной карточке фиксируется резолюция министра.
2.8. Полная регистрация входящих документов с пометкой «Для служебного пользования» ведется в журнале учета документов и изданий с пометкой «Для служебного пользования».
Журнал учета документов и изданий с пометкой «Для служебного пользования» прошивается и опечатывается, листы в нем нумеруются. Запись в данный журнал ведется вручную синей или черной ручкой только ответственным за делопроизводство ДСП-документов или государственным служащим, временно исполняющим (по приказу министра) его обязанности.
2.9. Передача документов с пометкой «Для служебного пользования» из одного структурного подразделения министерства в другое для работы осуществляется ответственным работником с разрешения руководителя структурного подразделения под расписку.
2.10. Документы с пометкой «Для служебного пользования», предназначенные внешним корреспондентам, после подписания министром (заместителем министра), передаются для регистрации и отправки ответственному за делопроизводство ДСП-документов. При этом на лицевой стороне первого листа документа в правом верхнем углу делается соответствующая пометка:
Для служебного пользования
Экз. № _____
2.11. Номера экземпляров присваивает ответственный за делопроизводство ДСП-документов при регистрации данного документа. Если документ предназначен для отправки только в один адрес, то № 1 присваивается оригиналу документа, № 2 присваивается визовой копии, которая подшивается в дело соответственно номенклатуре дел министерства. В случае если требуется рассылка данного документа, то количество экземпляров исходящего документа определяется исполнителем. Если корреспондентов не более четырех, то они указываются на бланке исходящего документа с пометкой «Для служебного пользования». Если корреспондентов пять и более, то составляется указатель рассылки, согласованный с должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, а на бланке указывается обобщенное наименование корреспондентов:
В страховые организации
(по списку)
Каждый экземпляр оригинала исходящего письма получает свой порядковый номер экземпляра, о чем делается соответствующая отметка в указателе рассылки. Последний номер экземпляра присваивается визовому экземпляру. Указатель рассылки подшивается в дело вместе с визовым экземпляром.
2.12. Исходящий документ с пометкой «ДСП» регистрируется ответственным за делопроизводство ДСП-документов в соответствии с правилами, предусмотренными постановлением главы администрации Краснодарского края от 29 декабря 2004 года № 1315 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края», при этом после исходящего номера проставляется пометка «ДСП».
2.13. При ведении в министерстве делопроизводства в системе электронного документооборота для облегчения поиска исходящего документа заполняется электронная карточка на конфиденциальный документ с неполным набором реквизитов: дата регистрации, исходящий номер (с пометкой «ДСП»), номер бланка и корреспондент.
Данные об исходящих документах, подготовленных на основании документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, но не имеющих при этом пометки «Для служебного пользования», вносятся в электронную карточку также, при этом в поле карточки «примечания» ставится индекс «ДСП», указывающий на основании сокращенной записи.
2.14. Полная регистрация исходящих документов с пометкой «Для служебного пользования» ведется в журнале учета документов и изданий с пометкой «Для служебного пользования».
2.15. Документы с пометкой «Для служебного пользования» отправляются получателю заказными или ценными почтовыми отправлениями с уведомлением о вручении адресату, фельдъегерской связью и способом курьерской доставки.
Отправка документов с пометкой «Для служебного пользования» способом факсимильной связи и по каналам электронной почты запрещена.
Передача документов с пометкой «Для служебного пользования» по каналам связи осуществляется только с использованием средств криптографической защиты информации, имеющих необходимые сертификаты соответствия.
Отправляемые документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны быть помещены в конверты, либо упакованы. Запрещается использовать конверты с прозрачными «окошками».
На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением пометки «ДСП», например:
ПОЛУЧАТЕЛЬ: Рахмановский пер., д. 3, г. Москва, ГСП-4, 127994,
№ 378/ДСП, № 456/ДСП.
ОТПРАВИТЕЛЬ: Коммунаров ул., д. 276, г. Краснодар, 350000.
Запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений организаций на упаковке (конверте) документов и изданий «Для служебного пользования».
2.16. При отправке документов с пометкой «ДСП» способом курьерской доставки работник, ответственный за конфиденциальное делопроизводство, передает конверт курьеру в запечатанном виде под роспись в журнале учета документов и изданий с пометкой «Для служебного пользования» с реестром доставки, в котором получатель расписывается в получении документа с указанием своей фамилии, инициалов и даты получения документа, о чем делается соответствующая запись в журнале учета документов и изданий с пометкой «Для служебного пользования»
Почтовые карточки-уведомления о вручении документов с пометкой «Для служебного пользования» после их возвращения подшиваются к визовым копиям соответствующих документов.
2.17. Передача документов с пометкой "Для служебного пользования" между министерством и администрацией Краснодарского края, а также органами исполнительной власти Краснодарского края осуществляется через отдел служебной переписки управления делопроизводства администрации Краснодарского края в конвертах с пометкой "Для служебного пользования".
3. Учет, хранение документов с пометкой «Для служебного
пользования» и обеспечение защиты служебной информации ограниченного распространения
3.1. Систематизация документов с пометкой «ДСП» и формирование из них дел производится согласно номенклатуре дел министерства, составляемой ежегодно в соответствии с требованиями постановления главы администрации Краснодарского края от 29 декабря 2004 года №1315 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края». При этом документы с пометкой «ДСП» подшиваются в дела согласно номенклатуре дел, делу присваивается индекс согласно номенклатуре и через косую черту к индексу ставится дополнительный индекс «ДСП». В правом верхнем углу обложки дела проставляется штамп «Для служебного пользования».
Дела с документами «Для служебного пользования» хранятся у руководителей структурных подразделений министерства в надежно запираемых шкафах или сейфах. Листы в делах нумеруются простым карандашом по мере их поступления в дело. К делам составляется внутренняя опись, в которую документы вносятся также в хронологической последовательности их поступления (приложение №2 к Инструкции).
3.2. Ознакомление с документами с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется строго под роспись с указанием должности, фамилии гражданского служащего и даты ознакомления.
Подписи, фамилии ознакомившихся с документами лиц, дата ознакомления и отметки о снятии дополнительных копий или выписок проставляются на обороте последнего листа документа с пометкой «ДСП».
3.3. Документы с пометкой «Для служебного пользования», находящиеся в распоряжении министерства, представляются в другие организации в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
3.4. Обсуждение содержания документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, по телефону запрещается.
3.5. Обо всех случаях утраты документов, дел и изданий с пометкой «ДСП», разглашения конфиденциальных сведений или несанкционированного доступа к их содержанию незамедлительно докладывается министру (заместителю министра) и назначается комиссия для расследования обстоятельств.
3.6. На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив министерства для включения в дело фонда.
3.7. Проверка учета, хранения и наличия документов с пометкой «ДСП» проводится не реже одного раза в год специальной комиссией, назначаемой приказом министерства здравоохранения Краснодарского края. В состав комиссии обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение указанных документов.
3.8. Срок хранения документов с пометкой «Для служебного пользования» устанавливается на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 (зарегистрирован в Минюсте России 08 сентября 2010 года, регистрационный № 18380).
3.9. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел «Для служебного пользования», рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов (Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»).
Отобранные к уничтожению дела «Для служебного пользования», не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами. При этом в графе «заголовки дел» после номеров этих дел проставляется отметка «ДСП». В учетных формах об этом делается соответствующая отметка со ссылкой на соответствующий акт. Не допускается неполное уничтожение документов «Для служебного пользования», позволяющее восстановить их содержание.
Начальник отдела организационно-
методической работы Т.Н. Беспалова
Приложение № 1
к Инструкции
Экз. № _____
Министерство здравоохранения Краснодарского края
АКТ
«__» __________ 201_ г. №______
г. Краснодар
Работники ________________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________при осмотре поступившего в министерство здравоохранения Краснодарского края документа с пометкой «ДСП»__________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________
(указывается дата поступления, вид почтового отправления (письмо,
бандероль и т.п.), гриф или пометка конфиденциальной документации)
от _______________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(указывается адрес, название организации-отправителя, Ф.И.О. руководителя;
для физических лиц указывается адрес и Ф.И.О. отправителя)
с исходящим регистрационным № __________ от _____________
обнаружили:
__________________________________________________________________
(отсутствие самого документа, признаки несанкционированного вскрытия
почтового отправления, повреждение конверта или документа, отсутствие
документов, указанных в описи, отсутствие указанных в документе
приложений, подписей)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Настоящий акт составлен в 2 экземплярах
Подписи
__________________________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи)
__________________________________________________________________
Приложение № 2
к Инструкции
Журнал учета документов и изданий с пометкой «Для служебного пользования»
Дата поступления и индекс документа
|
Дата и исходящий номер документа
|
Откуда поступил или куда направлен
|
Вид документа и краткое содержание
|
Количество листов
|
Количество и номера экземпляров
|
Резолюция или кому направлен документ
|
Отметка о взятии на контроль и срок исполнения
|
Дата и расписка
|
Индекс дела
|
Отметка об уничтожении
|
документа
|
приложения
|
получение
|
возврат
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение № 3
к Инструкции
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ К ДЕЛУ № _____
№ п/п
|
Регистрационный номер и дата
|
Наименование и краткое содержание документа
|
Номера листов
в деле
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение №2
к приказу министерства здравоохранения Краснодарского края
от _____________ № ______
А К Т
________ № _______
Министерство здравоохранения Краснодарского края
(место составления)
проверки наличия и состояния документов и дел с пометкой
«Для служебного пользования»
_____________________________________________________________________________
(структурное подразделение, в котором проводится проверка)
Основание _______________________________________________________
(плановая проверка, перемещение документов, стихийное бедствие и т.д.)
Проверкой, проведённой «___»____20______г. комиссией в составе:
Председателькомиссии__________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы)
Члены комиссии_____________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы)
___________________________________________________________________________
_____________________________________ установлено:
I. Всего числится по описям (журналам учета)
______________________ (документов, дел)
(цифрами и прописью)
из них имеется в наличии ________________________________________
не обнаружено _______________________________________________
(индексы (номера) документов, дел, изданий)
II. Обнаружено не внесенных в описи (номенклатуры дел, журналы учета)
______________________________________________________________________
III. Характеристика состояния документов.________________________________
Решение по результатам проверки:______________________________________
Председатель комиссии
Члены комиссии
Приложение № 3
к приказу министерства здравоохранения
Краснодарского края
от _______________ № _________
УТВЕРЖДАЮ
___________________________________
(наименование должности руководителя)
«___» ___________________ 20_______ г.
_____________ ______________________
(подпись) (расшифровка)
М.П.
Министерство здравоохранения Краснодарского края
АКТ
приема-сдачи документов при смене работника, ответственного за учет
документов с пометкой «Для служебного пользования»
«__» __________ 201_ г. №______
г. Краснодар
Мы, нижеподписавшиеся ____________________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество сотрудника, передающего документы)
__________________________________________________________________
и ________________________________________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество сотрудника, вновь назначенного на должность)
составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял следующее:
Документ с пометкой ДСП текущего делопроизводства:
№ п/п
|
Номер и дата документа
|
Дата поступления
|
Наименование документа (указывать, если документ не имеет номера даты)
|
Количество экземпляров
|
Ограниченный гриф и номер экземпляра
|
Примечание
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого принято___________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Состояние документов, дел ______________________________________________
(удовлетворительное,
неудовлетворительное)
Настоящий акт составлен в 2 экземплярах.
Примечание. ___________________________________________________
_________________________________________________________________
Передал___________________ _______________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Принял___________________ _______________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Присутствовал при передаче и сверке дел, документов
_____________________________ ____________________________________
(подпись лица, ответственного за (расшифровка подписи)
делопроизводство и ведение архива)
|
