МИНИСТЕРСТВО ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ, ЭКОЛОГИИ
И ИМУЩЕСТВЕННЫХ ОТНОШЕНИЙ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 3 ноября 2016 г. N 919
Об утверждении Положения о порядке постоянного хранения,
использования, предоставления копий, взимания и возврата
платы за предоставление копий технических паспортов,
оценочной и иной хранившейся по состоянию
на 1 января 2013 года в органах и организациях
по государственному техническому учету
и (или) технической инвентаризации учетно-технической
документации об объектах государственного
технического учета и технической инвентаризации
(регистрационных книг, реестров, копий
правоустанавливающих документов и тому подобного)
В соответствии со статьей 45 Федерального закона от 24 июля 2007 года N 221-ФЗ "О государственном кадастре недвижимости", в соответствии с положением о министерстве, утвержденным Указом Губернатора Оренбургской области от 18.01.2016 N 7-ук (в редакции от 19.09.2016 N 521-ук),
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Положение о порядке постоянного хранения, использования, предоставления копий, взимания и возврата платы за предоставление копий технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного).
2. Управлению делами (Андрианова Г.Б.) обеспечить размещение настоящего Приказа на официальных сайтах Правительства Оренбургской области и министерства природных ресурсов, экологии и имущественных отношений Оренбургской области в сети "Интернет" и опубликование в газете "Оренбуржье".
3. Приказ вступает в силу после его официального размещения на официальном сайте министерства природных ресурсов, экологии и имущественных отношений Оренбургской области.
4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Министр
природных ресурсов,
экологии и имущественных отношений
Оренбургской области
К.П.КОСТЮЧЕНКО
Приложение
к приказу
министерства
природных ресурсов,
экологии и имущественных отношений
Оренбургской области
от 3 ноября 2016 г. N 919
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке постоянного хранения, использования,
предоставления копий, взимания и возврата платы
за предоставление копий технических паспортов, оценочной
и иной, хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года
в органах и организациях по государственному техническому
учету и (или) технической инвентаризации, учетно-технической
документации об объектах государственного
технического учета и технической инвентаризации
(регистрационных книг, реестров, копий
правоустанавливающих документов и тому подобного)
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 24.07.2007 N 221-ФЗ "О государственном кадастре недвижимости", Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.1997 N 1301 "О государственном учете жилищного фонда в Российской Федерации", Приказами Министерства Российской Федерации по земельной политике, строительству и жилищно-коммунальному хозяйству от 04.08.1998 N 37 "Об утверждении Инструкции о проведении учета жилищного фонда в Российской Федерации" и Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", Законом Оренбургской области от 16.11.2009 N 3223/740-IV-ОЗ "О Правительстве Оренбургской области", Законом Оренбургской области от 29.08.2005 N 2551/460-III-ОЗ "Об архивном деле в Оренбургской области".
1.2. Постоянное хранение и использование технических паспортов, оценочной и иной, хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации, учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) и содержащихся в них сведений (далее - учетно-техническая документация) обеспечивается исполнительным органом государственной власти Оренбургской области (далее - уполномоченный орган) и осуществляется учреждением либо организацией, заключившей с уполномоченным органом договор хранения в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (далее - уполномоченная организация).
1.3. Настоящее Положение определяет порядок постоянного хранения, использования и предоставления копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений.
2. Термины, используемые в Положении
2.1. Архив - совокупность учетно-технической документации, находящейся на постоянном хранении в уполномоченном органе либо, в случае заключения договора хранения, уполномоченной организации, с которой заключен такой договор;
Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
Архивохранилище - специально оборудованное помещение (помещения), недоступное для посторонних лиц, обеспечивающее предотвращение хищения, утраты или порчи архивных документов, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации, а также отвечающее требованиям к сохранности документов;
Единица хранения - инвентарное дело, представляющее собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющую самостоятельное значение;
Инвентарное дело - систематизированная совокупность учетно-технической документации, содержащей информацию об инвентарном объекте по данным технической паспортизации и инвентаризации изменений;
Опись дел, документов - справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета;
Внутренняя опись документов дела - документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания;
Инвентарная книга - книга для внесения дел по порядку номеров архивных фондов и описей дел, документов, а внутри каждой описи дел, документов - по порядку номеров дел;
Реестровые книги - это документы, содержащие данные о праве собственности на жилые дома (помещения) на основании решений исполкомов районных, городских, районных в городе Советов народных депутатов данного населенного пункта;
Инвентарный объект - объект технической инвентаризации, характеризующийся наличием основного строения, единством назначения основного строения и вспомогательных (служебных) строений (сооружений) либо совокупностью основных строений, расположенных в пределах одной обособленной территории (земельного участка), в том числе: жилой дом, отдельно стоящее здание или сооружение, комплекс зданий и сооружений производственно-технологического назначения, а также отдельные помещения в составе здания (строения, сооружения);
Учетно-техническая документация - технические паспорта, оценочная и иная, хранившаяся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации, учетно-техническая документация об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационные книги, реестры, копии правоустанавливающих документов и тому подобное) и содержащиеся в них сведения;
Уполномоченный орган - исполнительный орган государственной власти Оренбургской области;
Уполномоченная организация - учреждение либо организация, заключившая с уполномоченным органом договор хранения в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
3. Требования к организации хранения
учетно-технической документации
3.1. Для хранения учетно-технической документации в уполномоченной организации создается архив. Ведение архива осуществляется уполномоченной организацией согласно Инструкции о порядке хранения и использования архивом бюро технической инвентаризации, утвержденной Приказом Министерства коммунального хозяйства РСФСР от 12 января 1971 года N 13 "Об утверждении Инструкции о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации", на основе принципов единства технологии их ведения на всей территории Российской Федерации и обеспечения в соответствии с законодательством Российской Федерации общедоступности и непрерывности актуализации содержащихся в нем сведений, сопоставимости таких сведений со сведениями, содержащимися в других государственных информационных ресурсах.
3.2. Требования, предъявляемые к содержанию помещения архива и его оборудованию, определяются в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных фондов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526.
3.3. В архиве осуществляется хранение учетно-технической документации на бумажных и (или) электронных носителях. При несоответствии сведений, содержащихся в учетно-технической документации на бумажных и электронных носителях, приоритет имеют документы, содержащие сведения на бумажных носителях.
3.4. Целью деятельности архива является обеспечение государственных органов, органов местного самоуправления, физических и юридических лиц информацией о местоположении, техническом состоянии, стоимости и принадлежности зданий, строений, помещений, сооружений и объектов незавершенного строительства (далее - объекты капитального строительства), предоставляемой на основе хранящейся в архиве учетно-технической документации.
3.5. Основными задачами архива являются хранение в пределах всего срока хранения, учет, прием и использование учетно-технической документации, формирование инвентарных дел, проверка наличия и состояния учетно-технической документации, а также предоставление копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений.
3.6. Хранящаяся в архиве учетно-техническая документация на объекты недвижимости является собственностью Оренбургской области.
3.7. В целях обеспечения сохранности учетно-технической документации доступ к ней ограничивается путем разделения документов на материалы основного хранения и материалы оперативного справочного доступа (оперативный фонд).
3.8. Круг лиц, имеющих доступ к материалам основного хранения, устанавливается приказом уполномоченной организации. Другие должностные лица могут допускаться в помещение основного архивохранилища с разрешения руководителя уполномоченной организации в сопровождении лиц, имеющих постоянный доступ.
4. Материалы, подлежащие хранению
4.1. К материалам основного хранения относятся следующие единицы хранения:
1) инвентарное дело на объект технического учета, включающее или несколько строений основного назначения, расположенных на отдельном земельном участке, имеющем кадастровый номер, с указанием почтового адреса, при квартальной застройке - на каждое основное строение;
2) инвентарное дело на объект внешнего благоустройства, инженерные сети и сооружения коммунально-бытового назначения;
3) иные сброшюрованные или переплетенные комплекты или отдельные чертежные листы, если они не брошюруются с другими материалами, в том числе правоустанавливающие документы на квартиры и иные помещения в многоквартирных домах и нежилых зданиях;
4) подлинные экземпляры правоустанавливающих документов (договоры приватизации с приложениями, договоры купли-продажи и иные документы) на объекты недвижимости, ликвидированные по различным причинам, хранящиеся индивидуально (без включения в состав инвентарного дела на объект недвижимости).
4.2. Поступающие в основное хранилище единицы хранения (инвентарные дела, комплекты чертежей и иные документы) должны иметь четкое наименование, позволяющее их отнести к тому или иному виду основных фондов.
4.3. Оперативный фонд.
Оперативный фонд предназначен для уменьшения обращений к материалам основного хранения и позволяет осуществлять быстрый поиск требуемой информации без обращения к материалам основного хранения.
При недостатке информации и необходимости обращения к материалам основного хранения оперативный фонд должен позволять поиск требуемых инвентарных дел.
Для достижения указанных целей руководители и специалисты уполномоченной организации формируют любые другие материалы оперативного фонда, а также внедряют новые способы хранения, поиска и выдачи информации, в том числе справочно-информационную базу данных на магнитных носителях.
4.4. Прочие документы:
1) инвентарные книги;
2) реестровые книги о праве собственности на объекты капитального строительства, помещения (сведения из архива до 1998 года);
3) реестры жилищного фонда;
4) учетно-техническая документация, содержащая сведения об инвентаризационной, восстановительной, балансовой или иной стоимости объектов капитального строительства, помещений;
5) статистические отчеты о жилищном фонде;
6) статистические карточки на домовладения, основные здания;
7) алфавитные карточки собственников зданий, жилых помещений (квартир);
8) книги учета инвентарных дел;
9) иные документы, относящиеся к деятельности организаций технической инвентаризации.
4.5. Инвентарные книги являются доказательным документом о наличии дел, хранящихся в архиве. Для целей доказательства существования объекта и его принадлежности инвентарная книга не используется.
4.6. Реестровые книги предназначены для регистрации инвентарных объектов.
Запись в реестровую книгу имеет доказательную силу в части существования объекта на момент регистрации. Форма реестровой книги предусматривает также регистрацию документов о принадлежности объекта. Регистрация правоустанавливающего документа имеет юридическое значение для установления собственника объекта на дату регистрации и исчисления сроков.
Реестровые книги ведутся по следующим объектам недвижимости:
1) здания гражданского назначения;
2) квартиры;
3) сооружения коммунально-бытового назначения;
4) передаточные устройства.
4.7. Алфавитная картотека владельцев строений предназначается для получения информации о принадлежности инвентарных объектов и поиска соответствующих материалов основного хранения в случае, когда местонахождение объекта заранее неизвестно. Алфавитная карточка по городам и другим населенным пунктам размещается в ящиках в алфавитном порядке наименования владельцев. Группировку алфавитных карточек целесообразно делать по принципу построения энциклопедических словарей.
В алфавитных карточках указывают паспортные данные собственника, год рождения, а по юридическим лицам - данные свидетельства о государственной регистрации.
4.8. Статистические карточки являются главным источником учетно-технической информации, позволяющим снизить число обращений к материалам основного хранения. Статистические карточки составляются по результатам обследования объекта. Карточки хранятся в ящиках по видам основных фондов в порядке, аналогичном алфавитной картотеке владельцев.
|
