(проект)
«Утверждаю»
Министр образования и науки
Республики Дагестан
_______________ Ш. Шахов
"___" ____ 2015 г.
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
РЕСПУБЛИКИ ДАГЕСТАН
I. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве образования и науки Республики Дагестан (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Министерстве образования и науки Республики Дагестан (далее - исполнительный орган).
2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Дагестан, а также Типовой инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Дагестан, утвержденной постановлением Правительства Республики Дагестан от 07 апреля 2008 г. № 90 "О типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Дагестан".
Исполнительный орган разрабатывают свои инструкции, дополняющие и конкретизирующие Инструкцию, в соответствии с особенностями организации работы с документами в структурных подразделениях (далее - подразделение) указанных органов, не противоречащие законодательству Российской Федерации, законодательству Республики Дагестан и настоящей Инструкции.
3. Общее методическое руководство и контроль за организацией и состоянием документационного обеспечения, за соблюдением установленного порядка работы с документами и единой системы делопроизводства в подразделениях исполнительного органа осуществляет подразделение, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ).
4. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в подразделениях возлагается на их руководителей.
II. Правила подготовки и оформления документов
5. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленные состав реквизитов, их расположение и оформление.
Бланки органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
При подготовке документов в органе исполнительной власти используются электронные шаблоны бланков документов.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов органа исполнительной власти утверждаются руководителем этого органа исполнительной власти.
Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности органа исполнительной власти, являются:
а) Государственный герб Республики Дагестан;
б) наименование органа исполнительной власти;
в) должность лица - автора документа;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные об органе исполнительной власти;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование либо аннотация документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности;
щ) отметка о поступлении документа.
Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
Согласование документа в органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица органа исполнительной власти.
Согласование документа, созданного в органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.
Подготовка и оформление проектов законодательных актов
Республики Дагестан
6. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Республики Дагестан, печатаются шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата А4.
7. Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование республики - Республика Дагестан - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Наименование вида акта - ЗАКОН - отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более № 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон (например: "О муниципальной службе в Республике Дагестан"). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
Например:
О внесении изменений в некоторые законодательные акты
Республики Дагестан в связи с прекращением полномочий
Государственного Совета Республики Дагестан
или
О внесении изменений в статью 9 Закона Республики Дагестан
"О статусе земель отгонного животноводства"
Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36-48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.
Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Например:
Статья 23. Муниципальная служба
В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "Статья" и номер выделяются полужирным шрифтом.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Глава Республики Дагестан". Слова "Глава" и "Республики Дагестан" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Республики Дагестан" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Глава" выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициал имени и фамилия Главы Республики Дагестан указываются при оформлении принятого закона в Народном Собрании.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
8. Требования к оформлению пояснительной записки к законопроекту.
Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
Например:
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к проекту закона Республики Дагестан
"О муниципальной службе в Республике Дагестан"
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
Подготовка и оформление проектов актов
Главы Республики Дагестан
9. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Главы Республики Дагестан производится исполнительными органами в соответствии с порядком, установленным Главой Республики Дагестан, Администрацией Главы и Правительства Республики Дагестан, Правительством Республики Дагестан, и Инструкцией.
10. Проекты актов Главы Республики Дагестан и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) шрифтом № 14. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
11. Проекты актов Главы Республики Дагестан имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (указ Главы Республики Дагестан или распоряжение Главы Республики Дагестан), заголовок и текст.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Глава Республики Дагестан". В отдельных распоряжениях Главы Республики Дагестан заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в указах Главы Республики Дагестан завершается словом "постановляю", которое печатается в разрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Главы Республики Дагестан в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Главы Республики Дагестан", инициала имени и фамилии Главы Республики Дагестан.
Слова "Глава" и "Республики Дагестан" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Республики Дагестан", а слово "Глава" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Главы Республики Дагестан печатаются у правой границы текстового поля.
Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт, межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Махачкала.
На распоряжениях место издания не печатается.
Приложения к проектам указов и распоряжений Главы Республики Дагестан оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем исполнительного органа, внесшего проект.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Главы Республики Дагестан. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
Приложение N 1
к Указу Главы
Республики Дагестан
__________N ___
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2-3 см.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Указом Главы
Республики Дагестан
__________N ___
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах повторяются только номера граф.
Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Главы Республики Дагестан. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела.
|
