-
-
-
-
-
-
-
-
-
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Трусенев Д.П. Трусенев
08 ноября 2012 г.
|
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
Общества с ограниченной ответственностью
«ЭлитМоторсДизайн»
Магнитогорск
2012
I. Общие положения
Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в
Инструкция определяет основные правила подготовки, контроля исполнения и организации работы с документами в ООО «ЭлитМоторсДизайн».
Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, нормативно-методическими документами Роскомнадзора.
Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией обязательны для исполнения всеми федеральными государственными гражданскими служащими. Все федеральные государственные гражданские служащие ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
Организация и совершенствование постановки делопроизводства и документооборота осуществляется на основе единой политики и применения современных информационных средств.
Внедрение и сопровождение информационных технологий производится во взаимодействии с лицом, ответственным за программное обеспечение.
Работы, связанные с организацией делопроизводства и документооборота в ООО «ЭлитМоторсДизайн», возлагаются на ответственных лиц, назначаемых приказом. Обязанности и права ответственных лиц определяются их должностными регламентами.
II. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.
Архивное дело - деятельность, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.
Архивохранилище - специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.
Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.
Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
Архивная опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.
Архивная справка - официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.
Аудиовизуальный документ - документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.
Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Бланк – лист бумаги светлых тонов с отпечатанной на нем типографским способом постоянной информацией и пробелами для переменной информации. Набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Внутренняя опись документов дела - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Входящий документ - документ, поступивший в ООО «ЭлитМоторсДизайн».
Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием
Внутренний документ – документ, созданный ООО «ЭлитМоторсДизайн»м для внутреннего пользования.
Внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.
Понятие включает:
- организационные документы – положение об ООО «ЭлитМоторсДизайн», штатное расписание, штатная расстановка, структура ООО «ЭлитМоторсДизайн», правила служебного и внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные регламенты и должностные инструкции и др.
- распорядительные документы – постановления, распоряжения, приказы, решения, инструкции, письменные указания и др.
- информационно-справочные документы – служебные письма, телеграммы, справки, докладные записки, акты и др., содержащие информацию, которая может побудить к каким-либо действиям, иногда они подтверждают факты, события, действия, которые можно лишь принять к сведению.
- нормативные документы – документы, закрепляющие какие-либо правила, нормы.
Вид письменного документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.
Выделение документов к уничтожению - выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.
Графический документ - изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени.
Гарантийное письмо - служебное письмо, посылается с целью подтверждения определенных обещаний или условий.
Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.
Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
Доступ к архивным документам - предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов.
Должностная инструкция - организационный документ, который очерчивает круг вопросов и указывает должностных лиц, на которых распространяется эта инструкция.
Деловое письмо или служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, факсу, электронной сети и др. способом.
Договор - письменное соглашение сторон, определяющее условия каких-либо отношений.
Договорное письмо - служебное письмо, указывающее на факт отправки договора.
Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.
Докладная (служебная) записка - документ, информирующий руководство с выводами и предложениями.
Документирование - процесс создания и оформления управленческих документов в различных носителях по установленным правилам.
Документооборот - период прохождения документов в ООО «ЭлитМоторсДизайн» с момента создания до завершения исполнения или отправки.
Директивный документ - документ, поступающий из вышестоящего органа и содержащий указания к действию.
Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами ООО «ЭлитМоторсДизайн».
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Дублетный документ - один из экземпляров копии документа.
Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Документ временного хранения - документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.
Документальный фонд - совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица.
Единица учета архивных документов - единица измерения количества документов в архиве.
Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Заявление - документ личного характера, составленный в виде просьбы, адресованный руководителю организации.
Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Зона унифицированной формы документа - часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.
Инструкция - организационный документ, устанавливающий какие-либо правила.
Изобразительный документ - документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из ООО «ЭлитМоторсДизайн».
Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
Индекс дела; номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
Источник комплектования - юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Карточка (архивного) фонда - учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов.
Машинописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
Наименование документа - обозначение вида письменного документа.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоООО «ЭлитМоторсДизайн» или должностному лицу письменные предложения, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоООО «ЭлитМоторсДизайн».
Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов ООО «ЭлитМоторсДизайн», взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности ООО «ЭлитМоторсДизайн».
Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Объем документооборота - исчисляется количеством входящих, исходящих и внутренних документов, как правило, за год.
Объяснительная записка - информационный документ, поясняющий содержание отдельных пунктов основного документа или написанный для объяснения каких-либо фактов, поступков.
Оригинал – первый экземпляр документа.
Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности ООО «ЭлитМоторсДизайн».
Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Обеспечение сохранности документов - обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет.
Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы организации, структурных подразделений организации.
Приказ - правовой акт, изданный руководителем с целью решения задач, стоящих перед организацией.
Претензия - вид служебного письма о невыполнении обязательств одной из сторон.
Протокол - документ, фиксирующий ход заседания, совещания.
Проект документа - предварительный текст какого-либо документа до момента его подписания.
Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа.
Письменный документ - текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
Положение - учредительный документ, определяющий структуру, функции и права ООО «ЭлитМоторсДизайн».
Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.
Постоянная часть реквизита документа - неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.
Переменная часть реквизита документа - изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.
Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
Профиль архива - установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению.
Проверка наличия (состояния) дел - установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции
Перечень документов со сроками хранения - систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
Режим хранения архивных документов - совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.
|
