 
|
rx.directum.ru
support@directum.ru
|
DIRECTUM Jazz для DirectumRX.
Методические рекомендации по внедрению и использованию
|
|
Оглавление
Введение 3
Назначение 3
Позиционирование 3
Профиль пользователя 3
Возможности и ограничения 4
Рекомендации при внедрении 8
Исследование и проектирование бизнес-процессов 8
Установка и настройка приложения 8
Тестовая эксплуатация 8
Тестирование взаимодействия десктоп-клиента и мобильного приложения 8
Тестирование работы клиентского приложения DIRECTUM Jazz 9
Введение
В документе приведены методические рекомендации по внедрению и использованию клиентского приложения DIRECTUM Jazz для операционных систем iOS и Android (далее DIRECTUM Jazz).
Данная методология может использоваться при внедрении приложения DIRECTUM Jazz как представителями компании DIRECTUM или партнеров (далее – Исполнитель), так и сотрудниками Заказчика, занимающимися:
оценкой применимости;
внедрением;
обучением пользователей;
поддержкой и сопровождением.
Назначение
Информация о назначении клиентского приложения может быть использована при:
оценке применимости приложения для удовлетворения потребностей Заказчика;
принятии решения о внедрении приложения DIRECTUM Jazz;
определении целей внедрения, исходя из задач, решаемых с помощью приложения DIRECTUM Jazz.
Позиционирование
DIRECTUM Jazz – это мобильное приложение для работы широкого круга пользователей с задачами и заданиями, для создания, редактирования и подписания документов.
Важной особенностью является возможность работы с приложением в отсутствии стабильной связи (в том числе, работа офлайн).
Профиль пользователя
Клиентское приложение DIRECTUM Jazz ориентировано на:
Руководителей структурных подразделений и руководителей проектов.
Характеристики:
часто отсутствуют на рабочем месте;
работают с архивом документов организации;
ведут активную внутрикорпоративную переписку на различных уровнях;
основные операции: выполнение заданий и выдача задач, создание, редактирование и согласование документов.
Рядовых сотрудников организации.
Характеристики:
часто отсутствуют на рабочем месте;
выполняют задания;
активно работают с архивом документов организации;
основные операции: просмотр и выполнение заданий, поиск, создание, редактирование и отправка в работу документов.
Такими пользователями DIRECTUM Jazz может быть выбран в качестве дополнения к стандартному десктоп-клиенту или веб-доступу при работе вне локальной сети или работе вне офиса.
Использование DIRECTUM Jazz нецелесообразно сотрудниками, которые:
создают и изменяют содержимое справочников, реквизиты карточек документов;
-
самостоятельно выносят резолюции и осуществляют контроль исполнения по ним.
Подробнее см. раздел «Возможности и ограничения».
Возможности и ограничения
Перед проведением работ по внедрению необходимо детально изучить возможности и ограничения решения и оценить их применимость для заказчика.
Таблица 1. Основные возможности и ограничения приложения DIRECTUM Jazz
по сравнению с работой через десктоп-клиент DirectumRX
Возможность
|
Поддержка в DIRECTUM Jazz
|
Работа с папками и списками объектов
|
Поддерживается:
просмотр содержимого папок, в т.ч. папок потоков: ссылки на задачи, задания, уведомления, документы, записи справочников;
работа со ссылками: удаление (кроме папок потоков), копирование, вставка (кроме папок потоков), отправка вложением в задачу.
Не поддерживается:
просмотр списков модулей;
просмотр и редактирование карточки папки;
создание новых папок;
настройка состава папок потоков через интерфейс мобильного приложения (состав папок потоков можно настроить через десктоп-клиент);
настройка прав доступа к папкам;
не отображаются папки «Входящие» замещаемого сотрудника;
|
Работа с документами
|
Поддерживается:
работа с документами любого формата (доступна только последняя действующая версия документа):
просмотр карточек документов;
просмотр документов;
редактирование документов (при наличии сторонних приложений-редакторов):
Для Android: реализован механизм автоматического экспорта документа в приложение-редактор и импорта измененного документа,
Для iOS: необходимо вручную экспортировать документ в приложение-редактор и импортировать измененный документ обратно в приложение;
Для iOS: предпросмотр документов;
подписание документов простой (только в рамках согласования по регламенту или свободного согласования) и усиленной электронной подписью1 (вручную или в рамках согласования по регламенту);
просмотр информации о подписях;
экспорт/импорт документов;
создание документов из файла, с камеры. Для Android: из шаблона.
Документы создаются с видом «Простой документ»2. Созданные документы сохраняются:
для Android: в папке «Избранное»,
для iOS: в папке, указанной при создании документа.
Документы, создаваемые в рамках задач и заданий, сохраняются только во вложениях текущей задачи и могут быть найдены поиском;
отправка документов по электронной почте.
Не поддерживается:
просмотр сведений о сертификате подписавшего;
редактирование карточки документа;
просмотр и ручная настройка прав доступа на документ1;
связывание документов и просмотр связанных документов;
просмотр истории работы с документом.
|
Работа с формализованными документами, полученными из сервисов обмена
|
Поддерживается:
просмотр формализованных документов;
подписание формализованных документов;
просмотр списка электронных подписей.
|
Работа с задачами и заданиями
|
Поддерживается:
создание простых задач и подзадач;
при наличии подключения к сети доступно создание задач на свободное согласование и на согласование по регламенту;
выполнение заданий в рамках:
простых задач;
задач на свободное согласование;
задач на рассмотрение документа (действие «Отправлено на исполнение» недоступно);
задач на исполнение поручения;
задач на продление срока;
выполнение следующих заданий в рамках задач на согласование по регламенту:
согласование с непосредственным руководителем (только при наличии подключения к сети);
согласование с обязательными и дополнительными согласующими;
подписание;
на рассмотрение адресатом (действие «Отправлено на исполнение» недоступно);
на отправку контрагенту (не через сервис обмена);
на печать;
на доработку;
простое задание, в т.ч. с возможностью отправить на доработку.
запрос продления срока по заданию;
работа с вложениями:
вложение в задачу, задание из буфера обмена ссылок на документы, задачи, задания, уведомления, записи справочников;
вложение ссылок на объекты через контекстное меню «Отправить задачей»;
вложение документов с помощью добавления вложения в задачу/задание с камеры или из файла, (для Android) из результатов поиска документа, (для iOS) выбором из проводника;
открытие из вложений документов, задач, заданий, уведомлений, записей справочников;
просмотр уведомлений;
получение оповещений о новых заданиях и уведомлениях, (для Android) о сроках исполнения заданий;
Для Android: из оповещений возможно пометить задание и уведомление прочтенным, а также удалить ссылку на уведомление из папки «Входящие»;
просмотр состояния и истории работы над задачей в тексте переписки;
Для Android: прекращение и рестарт задач.
Не поддерживается:
Создание задач на рассмотрение документа руководителем, задач на исполнение поручения;
Создание подчиненных поручений;
Запрос отчета по поручению;
Выполнение следующих заданий в рамках задач на согласование по регламенту:
на регистрацию,
контроль возврата документа от контрагента,
создание поручений.
|
Работа со справочниками
|
Поддерживается:
просмотр записей справочников, ссылки на которые вложены в задачи, задания, либо размещены в папках.
Не поддерживается:
открытие списка записей справочника;
создание и редактирование записей справочников.
|
Работа с отчетами
|
Не поддерживается.
Просмотр отчетов в приложении возможен, только если сформированный в десктоп-клиенте отчет будет сохранен в качестве документа системы и вложен в папку или задачу/задание/уведомление.
|
Поиск объектов
|
Поддерживается:
поиск документов по критериям «Наименование», «Автор», «Дата создания», «Дата изменения».
Не поддерживается:
поиск задач, заданий, папок, справочников.
|
Работа в отсутствие стабильной связи
|
Поддерживается:
офлайн-работа с объектами, загруженными в клиентское приложение1:
с папками «Входящие», «Исходящие» и их папками потоков;
с папками «Личные» и «Избранное»;
с задачами, заданиями и документами, вложенными в указанные папки;
содержимое папки «Общая папка»:
первый уровень доступен в режиме офлайн;
содержимое вложенных папок – только при наличии связи.
Особенности синхронизации:
при сохранении в клиентском приложении каких-либо изменений с объектами и при наличии подключения к сервису, начинается передача данных из приложения на сервер;
передача изменений с сервера в клиентское приложение производится с указанной в настройках регулярностью. При отсутствии каких-либо изменений обновление также происходит с заданной периодичностью2.
|
Одновременная работа с несколькими системами
|
Для Android: Поддерживается. Максимальное количество систем – три.
Для iOS: Не поддерживается
|
Работа с заказной разработкой DirectumRX
|
Поддерживается:
(в рамках возможностей клиентского приложения, описанных выше)
работа с документами новых или модифицированных типов;
просмотр карточек новых или модифицированных типов документов и справочников (доступен просмотр не всех визуальных контролов. Например, не доступен просмотр изображений и предметного отображения);
выполнение заданий в рамках модифицированных задач на согласование по регламенту или других типов задач;
выполнение заданий с результатами, не требующими дополнительных вычислений, в рамках новых типов задач 3;
работа с новыми папками потоков в папках «Входящие» и «Исходящие» (но для них не отобразятся иконки).
Не поддерживается:
выполнение заданий с результатами, требующими сложной логики, в рамках новых типов задач;
выполнение заданий с запросом параметров в рамках новых типов задач.
|
Также важно учесть требования решения, предъявляемые к программным и аппаратным средствам. Подробное описание требований см. в документах «Сервер NOMAD. Инструкция по установке и настройке» (если система развернута локально) и «DIRECTUM Jazz для DirectumRX. Инструкция по установке и настройке», в разделе «Требования к аппаратному и программному обеспечению».
Рекомендации при внедрении
Исследование и проектирование бизнес-процессов
При проведении исследования необходимо учесть роль автоматизируемого сотрудника и функциональность мобильного приложения (см. раздел «Возможности и ограничения»), чтобы определить, какие потребности сможет закрыть использование DIRECTUM Jazz в качестве дополнительного мобильного клиента.
При необходимости выполнения каких-либо действий, не поддерживаемых мобильным приложением, рекомендуется использовать десктоп-клиент DirectumRX или веб-клиент (только для публичного облака).
Установка и настройка приложения
Процесс установки и настройки DIRECTUM Jazz состоит из следующих этапов:
Установка и настройка сервера NOMAD (если система развернута локально). Подробное описание работ см. в документе «Сервер NOMAD. Инструкция по установке и настройке».
Установка и настройка клиентского приложения DIRECTUM Jazz. Подробное описание работ см. в документе «DIRECTUM Jazz для DirectumRX. Инструкция по установке и настройке».
Тестовая эксплуатация
Тестирование рекомендуется проводить на планшетах и смартфонах, имеющих те же технические характеристики, программное обеспечение и настройки, что и на устройствах, использующихся в реальной работе. Наилучшим вариантом является тестирование на устройстве, которое будет использоваться в работе сотрудников непосредственно. Это позволит создать условия тестирования, максимально приближенные к реальным.
Тестирование взаимодействия десктоп-клиента и мобильного приложения
После завершения первой синхронизации проверить корректность загрузки объектов в клиентское приложение DIRECTUM Jazz:
все ли папки отображаются;
проверить полноту переписки по нескольким задачам/заданиям/уведомлениям;
создать новую задачу и проверить в ее карточке полноту списка сотрудников, доступных для выбора в поле «Маршрут», проверить наличие фамилии и имени пользователя, подразделения и фотографии;
все ли объекты поддерживаемых типов были загружены: сверить количество объектов в папках десктоп-приложения и приложения DIRECTUM Jazz;
проверить, что документы, попадающие под условия настроек «Загружать документы» и «Максимальный размер документов для автозагрузки», загрузились после окончания первой синхронизации или после смены настроек.
Проверка приема-передачи данных:
отправить из клиентского приложения документ вложением в задачу, где исполнитель – текущий пользователь. Обновить данные и проверить корректность входящего задания;
создать новые объекты в мобильном приложении: задачу и документ. Обновить данные и проверить корректность передачи данных в десктоп-клиенте;
создать новые объекты в десктоп-клиенте: задачу и документ. Обновить данные в мобильном приложении и проверить корректность передачи данных в приложении;
подписать ЭП документ в DIRECTUM Jazz, обновить данные и проверить наличие подписи и информации о ней в мобильном приложении и десктоп-клиенте.
В случае, если система развернута локально, рекомендуется также проверить лог-файлы сервиса на наличие в них сообщений об ошибках. Расположение лог-файлов описано в документе «Сервер NOMAD. Инструкция по установке и настройке», подразделе «Закладка Общие» раздела «Настройка сервера NOMAD».
Тестирование работы клиентского приложения DIRECTUM Jazz
Необходимо проверить:
(для iOS): Работу предпросмотра документов.
Создание задач и подзадач, в том числе свободное согласование и согласование по регламенту.
Создание документов из файла и с камеры. Для Android: дополнительно проверить создание из шаблона.
Выполнение задания по простой задаче, задания на согласование по регламенту, задания на рассмотрение документа, задания на исполнение поручения и на продление срока. Проверить выполнение заданий с разными результатами.
Открытие карточек справочников и документов, корректность отображения данных. Если в карточке заполнены данные из других справочников или документов, то проверьте, открываются ли их карточки
Поиск документов.
Все возможные варианты сценариев работы пользователей по разработанным инструкциям.
|
