Симонова
Марина
Гр.: 53-М
Небольшое производство ООО «Кухонная мебель»
Задание 1. Разработка и составление схемы организационной структуры предприятия
Схема организационной структуры предприятия и расстановка связей между ними:
Задание 2. Расчет количества штатных единиц работников службы делопроизводства в соответствии с выбранной организационной структурой.
Hd = 0,00016 * Д0,98 * p0,1
1. Рассчитаем объем документооборота в год. Для этого умножим количество создаваемых в день документов на количество менеджеров и на количество рабочих дней в году.
Итак, Д0,98 = 5 * 12 * 247 = 148200,98= 12230 – объем документооборота в год.
Произведем некую проверку, чтобы убедиться том, что присутствует целесообразное распределение документов между работниками. Для этого выполним следующий расчет:
(Д0,98 / кол-во менеджеров) / 12 (мес.) = 12230/6/12 = 170 (документов в месяц на одного менеджера приходится).
2. Рассчитаем численность работников аппарата управления:
Р0,1 = 50,1 = 1,2.
3. Рассчитаем количество штатных единиц работников службы делопроизводства:
Нd = 0,00016 * 12230 * 1,2 = 2,4=2,5.
Задание 3. На основании проведенных расчетов и схемы организационной структуры предприятия выбираем форму работы с документами.
Итак, в нашей организации по производству кухонной мебели выбираем такую форму работы с документами как смешанную, так как:
а) на данной предприятии объем документооборота в год составил больше 10 тыс. штук, следовательно, целесообразно и правильно работать именно с этой формой;
б) также следует отметить, что данная форма наиболее распространенная и при этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.
Задание 4. Разработка и составление схемы службы ДОУ организации ООО «Кухонная мебель»
Схема службы ДОУ и организационной структуры предприятия
Положение о структурном подразделении
по делопроизводству
УТВЕРЖДАЮ
ООО «Кухонная мебель»
Генеральный директор
Служба ДОУ ________М.С. Симонова
подпись
01.10.2016 г.
дата
Документационное обеспечение управления
ПОЛОЖЕНИЕ
________№ ________
01.10.2016
1. Общие положения
1.1. Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения и подчиняется непосредственно руководителю организации (первому заместителю руководителя).
1.2. Служба осуществляет документационное обеспечение управления организации и в своей деятельности руководствуется Законами Российской Федерации, Указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, законодательными актами по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений Федеральной архивной службы России, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, нормативными материалами, касающимися автоматизации информационных процессов; Уставом (Положением) об организации, приказами и распоряжениями руководителя организации, Инструкцией по делопроизводству организации.
1.3. Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
1.4. Распределение штатных единиц по подразделениям:
- Секретарь-референт – 1 шт. ед.
- Финансовый отдел. Главный бухгалтер – 0,25 шт. ед.
- Производственный отдел 0,5 шт. ед.
- Отдел поставок. Менеджер по закупкам – 0,5 шт. ед.
- Отдел продаж. Менеджер отдела продаж – 0,25 шт. ед.
1.5. Службу ДОУ возглавляет руководитель (секретарь-референт), который назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации.
2. Основные цели и задачи службы ДОУ
Основными задачами службы являются установление единого порядка работы с документами в организации с ГОСТами и другими действующими нормативами, организация, руководство, координация и контроль работ по документационному обеспечению управления.
Служба ДОУ решает следующие задачи:
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;
- контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
- сокращение документооборота, количества форм документов;
- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;
- участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.
3. Функции службы ДОУ
Служба в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:
3.1. Формирует и совершенствует автоматизированную систему документационного обеспечения в деятельности организации.
3.2. Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативно-методическую базу, регулирующую деятельность службы, работников организации по документационному обеспечению управления.
3.3. Упорядочивает документальную базу, унифицирует формы документов, устанавливает правила подготовки и оформления документов. Определяет эстетические и эргономические требования к оформлению документов и средствам работы с ними.
3.4. Определяет порядок прохождения и обработки документов, внедряет новые технологические приемы работы с документами, сокращающие объем документооборота.
3.5. Разрабатывает информационно-поисковые системы по документам (автоматизированные или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документной информации).
3.6. Осуществляет контроль над исполнением документов в установленные сроки; обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов.
3.7. Организует работу архива с делами и документами организации в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями, разрабатываемыми учреждениями федеральной архивной службы России.
3.8. Осуществляет организационно-методическое руководство по документационному обеспечению, организует повышение квалификации и обучение сотрудников службы и структурных подразделений организации работе с документами, разрабатывает учебные и методические пособия по ДОУ.
3.9. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов.
3.10. Контролирует порядок обслуживания пользователей автоматизированной системы документационного обеспечения управления, правила формирования информационных массивов, доступа и защиты информации.
4. Права и ответственность службы ДОУ
4.1. Служба ДОУ имеет право:
4.1.1. В соответствии с соглашениями и договорами запрашивать и получать информацию из внешних источников.
4.1.2. Запрашивать и получать от всех структурных подразделений организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
4.1.3. Принимать участие в созываемых руководством организации совещаниях представителей структурных подразделений организации, а также других учреждений и организаций для рассмотрения вопросов, входящих в компетенцию службы и связанных с выполнением ее задач, и функций.
4.1.4. Участвовать в научно-практических мероприятиях по направлениям деятельности службы.
4.1.5. Вносить предложения по совершенствованию работы организации и структурных подразделений, в том числе в области информационно-аналитической деятельности.
4.1.6. Привлекать с согласия руководства организации сотрудников других структурных подразделений организации для выполнения работ, связанных с решением задач службы.
4.1.7. Пользоваться относящимися к компетенции службы информационными фондами организации в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации.
4.1.8. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы, их поощрении и наложении на них взысканий.
4.1.9. Вносить руководству предложения о применении административных мер во всех случаях нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.
4.1.10. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.
4.1.11. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.
4.1.12. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.
4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:
4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации.
4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.
4.2.3. Несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины в службе.
4.2.4. Необеспечение сохранности и конфиденциальности информационных ресурсов организации в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации.
4.2.5. Необеспечение условий труда работников службы в соответствии с санитарными нормами.
4.2.6. Невыполнение положений Инструкции по делопроизводству, утвержденной в организации.
5. Руководство
5.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
5.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.
5.3. Секретарь-референт подчиняется директору предприятия.
5.4. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
5.5. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
- организации работы с документами, составления документации;
- организации управленческого труда;
- применение средств вычислительной и организационной техники;
- культуры труда и служебной этики;
- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
- основы гражданского, трудового законодательства;
- значение иностранного языка.
5.6. Во время отсутствия секретаря-референта его права, функциональные обязанности, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.
5.7. Секретарь-референт имеет право:
- запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
- рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
- принимать решения в пределах своей компетенции.
- взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представлений необходимой информации руководству.
- самостоятельно оформлять командировочные документы, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
5.8. Секретарь-референт несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами, положением о структурном подразделении по делопроизводству и должностной инструкцией.
6. Взаимоотношения
Данный раздел устанавливает, с какими организациями и подразделениями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки ее представления или получения.
6.1. Генеральный директор предоставляет документы от службы ДОУ такие как: организационно-распорядительные (приказы по основной деятельности, решения).
6.1.1. Генеральный директор получает документы от службы ДОУ такие отчеты от различных структурных подразделений предприятия, различного рода информацию, которая потребуется на утверждение и подпись директором.
6.2. Финансовый отдел предоставляет документы от службы ДОУ такие как отчетно-статистические, финансово-бухгалтерские.
6.2.1. Финансовый отдел получает документы от службы ДОУ такие как электронные; рукописные (как финансовые планы, информационные документы - протоколы, письма, записки, необходимые для главного бухгалтера данного отдела).
6.3. Производственный отдел предоставляет документы от службы ДОУ такие как: технические (месячные отчёты о выполнении плана производства по объёму и номенклатуре, результаты ведения производственной деятельности).
6.3.1. Производственный отдел получает документы от службы ДОУ такие как докладные записки, типовые, служебные. Графики запуска / выпуска изделий, оперативные распоряжения, производственные задания, извещения об изменении плана.
6.4. Отдел поставок предоставляет документы от службы ДОУ такие как: погрузочно-разгрузочные документы.
6.4.1. Отдел поставок получает документы от службы ДОУ такие как: документацию из архива по вопросам поставок, имеющихся запасов.
6.5. Отдел продаж предоставляет документы от службы ДОУ такие как плановые, информационно-справочные.
6.5.1. Отдел продаж получает документы от службы ДОУ такие как: письменные, электронные.
Начальник службы ДОУ Подпись Д.С. Игнатьев
   УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Кухонная мебель»
________ М.С. Симонова
01.10.2016 г.
Общество с ограниченной ответственностью
«Кухонная мебель»
ул. Декабристов, д. 37, Омск 644010
Тел.: (3812) 53-41-05, факс (3812) 53-87-15, http://www.kumebel.ru,
e-mail: info@mebel.ru ОКПО 1487895871, ОГРН 18792336555, ИНН/КПП
4789874589/895477146
Должностная инструкция
секретаря-референта
____________ № ________
На № 02-13/36 от 01.10.16
г. Омск
1. Общие положения
1. Общие положения
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.
1.3. Секретарь-референт подчиняется директору предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
- Законодательными актами РФ;
- Уставом предприятия;
- Положением о функциональных службах предприятия;
- Приказами (указаниями) руководства предприятия;
- Нормативно-методическими материалами по организации
делопроизводства;
- Настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
- организации работы с документами, составления документации;
- организации управленческого труда;
- применение средств вычислительной и организационной техники;
- культуры труда и служебной этики;
- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
- основы гражданского, трудового законодательства.
1.7. Секретарь-референт должен владеть знаниями иностранных языков (английский язык).
1.8. Во время отсутствия секретаря-референта его права, функциональные обязанности, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.
1.9. Назначение или освобождение от должности секретаря-референта осуществляется приказом генерального директора.
2. Функции
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
2.2. Методическое руководство и контроль за организации делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.5. Ведение об оформление кадровой документации и учета (в случае
отсутствия инспектора по персоналу).
3. Должностные обязанности
Секретарь-референт должен:
3.1. Организовывать работу канцелярии.
3.2. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать
финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
3.3. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения
документов, информационно-справочное обслуживание и хранение
документной информации.
3.4. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
3.5. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
3.6. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
3.7. Организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение.
3.8. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение.
3.9. Принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда.
3.10. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.
3.11. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
3.12. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание.
3.13. Организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
3.14. Выполняет служебные поручения руководителя в пределах своей компетенции.
3.15. Контролирует исполнение документов и поручений руководства.
4. Права
Секретарь-референт имеет право:
4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.2. Организовывать работу канцелярии.
4.3. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
4.4. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
4.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для
выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
4.6. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.7. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представлений необходимой информации руководству.
4.8. Самостоятельно оформлять командировочные документы, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
4.9. Обеспечивать работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда.
4.10. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
4.11. Принимать меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда.
5. Ответственность
Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией.
6. Взаимоотношения
Секретарь-референт осуществляет взаимодействия с:
6.1. С директором предприятия – по документационному и без документному обеспечению его деятельности.
6.2. Со всеми структурными подразделениями предприятия – по вопросам документационного обеспечения управления.
6.3. С вышестоящими организациями, со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов генерального директора.
Все взаимоотношения секретаря-референта подробно прописаны в положении о структурном подразделении по делопроизводству, которым секретарь референт непосредственно руководствуется в своей деятельности, что обозначено в данной должностной инструкции в разделе 1.Общие положения, пункте 1.4.
7. Порядок пересмотра должностной инструкции
7.1. Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях:
- изменения структуры общества;
- изменения технологии документационного обеспечения;
- изменения функций секретаря-референта.
8. Иные положения
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора и в соответствии с положениями Трудового Кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
Начальник отдела ДОУ Подпись__________ФИО
С инструкцией ознакомлен Подпись__________ФИО
|
