1.3 Видовой состав документов в учреждении здравоохранения
Одной из особенностей документооборота учреждения здравоохранения является его видовой состав документов. В первую очередь он связан с медицинской деятельностью учреждения:
распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций:
приказы Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации;
приказы Министерства здравоохранения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (ХМАО-Югры);
распоряжения Правительства ХМАО-Югры;
распоряжения главы города Югорска;
постановления главы города Югорска;
приказы комитетов и управлений администрации города Югорска (отдельно в дело для важности вынесены приказы комитета по здравоохранению при администрации города Югорска);
приказы главного врача учреждения здравоохранения по основной и административно-хозяйственной деятельности;
должностные инструкции отдела документационного обеспечения.
документы рекомендательного характера:
решения расширенного заседания коллегии Министерства здравоохранения ХМАО-Югры;
решения думы города Югорска, решения различных комиссий при администрации города Югорска;
выступления на врачебных планерках и планерках заместителей главного врача;
протоколы аппаратных совещаний, различных комиссий (например, тарификационной комиссии);
приглашения и т.д.
письма:
Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации;
Министерства здравоохранения ХМАО-Югры;
Учреждений и организаций ХМАО-Югры по вопросам здравоохранения;
Учреждений и организаций города Югорска по вопросам здравоохранения;
Администрации города Югорска;
Письма-запросы о деятельности учреждения здравоохранения.
Письма-ответы:
на запросы органов внутренних дел, прокуратуры, федерального суда, мирового суда по поводу нахождения лиц на диспансерном или консультативном учете; на стационарном или амбулаторном лечении; а также статистические данные за какой-либо период по травмам криминального характера, дорожно-транспортным происшествиям, по освидетельствованию лиц, управляющих транспортными средствами;
на запросы предприятий по производственным травмам;
по обращениям и жалобам граждан личного характера.
Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним [21].
С учетом объема документопотоков и их цикличности организуется вся работа администрации учреждения: определен количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами оргтехники.
В учреждение часто приходит корреспонденция, которая не вскрывается: имеющая гриф «Лично», адресованная общественным организациям (например, профсоюзному комитету учреждения), а также должностным лицам, имеющим доступ к секретной информации или информации ограниченного пользования. К ним относятся врачи-специалисты (психиатры, наркологи, фтизиатры, дерматовенерологи, инфекционисты, онкологи), судебно-медицинские эксперты, главный бухгалтер, начальник материально-технического снабжения, начальник отдела по гражданской обороне и мобилизационной работе и специалист данного отдела по бронированию медицинских работников [40].
Практически в каждом структурном подразделении имеется доступ к секретной информации или информации ограниченного доступа, поэтому сотрудники данный подразделений при поступлении на работу в учреждение подписывают соглашение о неразглашении врачебной тайны.
Особенности организации управления входящими документами
Согласно книге «Делопроизводство в учреждениях здравоохранения», автором которой является В. М. Чернышев, управление входящими документами предусматривает:
организацию доставки (получения) документов;
первичную обработку документов;
предварительное рассмотрение документов;
регистрацию документов;
рассмотрение документов руководством (структурными подразделениями, должностными лицами – в пределах предоставленных полномочий) учреждения.
Организация доставки (получения) документов осуществляется по каналам почтовой, курьерской либо с помощью технических средств коммуникации (телефонограммы, телефаксограммы, сообщения электронной почты E-mail).
Организация первичной обработки документов включает их прием, проверку целостности упаковки и вложений, проверку правильности адресования, вскрытие конвертов (упаковок). В Областной детской клинической больнице прием входящей корреспонденции производится секретарем главного врача [38, с. 17].
Доставка в учреждение заказной корреспонденции осуществляется почтальонами и курьерами. Прием производится под роспись в уведомлении о вручении либо в журнале отправки документов.
Предварительно рассмотрение документов включает распределение поступивших документов на:
подлежащие передаче непосредственно главному врачу учреждения здравоохранения или соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам), указанным в качестве адресатов. Обычно таким способом передается информация ограниченного доступа: врачам-специалистам (психиатрам, наркологам, фтизиатрам, дерматовенерологам, инфекционистам), судебно-медицинским экспертам, главному бухгалтеру;
регистрируемые и нерегистрируемые: не регистрируются журналы, газеты (хотя подлежат учету), листовки, рекламы, афиши и т.п. Вся же оставшаяся корреспонденция подлежит обязательной регистрации.
Предварительное рассмотрение осуществляется на основании сведений об адресате, темы документа исходя из распределения полномочий между структурными подразделениями и должностными лицами учреждения здравоохранения.
Регистрация документов производится в соответствии с установленным в учреждении порядком. Регистрация включает проставление на документах регистрационных штампов, а также заполнение журналов входящей корреспонденции.
Рассмотрение документов руководством учреждения (структурными подразделениями, должностными лицами – в пределах предоставленных полномочий) включает передачу документов по назначению, изучение входящей корреспонденции, оформление резолюций, а также передачу документов (копий документов) исполнителям [38, с. 17].
Особенности организации управления исходящими документами.
Так же, в соответствии с книгой «Делопроизводство в учреждениях здравоохранения» управление исходящими документами предусматривает:
прием надлежащим образом оформленных документов от исполнителя;
регистрацию документов;
тиражирование документов;
подготовку документов к отправке;
сортировку документов;
передачу документов.
Рассмотрим организацию управления исходящими документами на примере писем.
Прежде всего, надо указать на необходимость тщательного исполнения документов, подлежащих отправке. С этой целью в процессе приема документов (для их последующей обработки перед отправлением) производится проверка:
соответствия документа содержанию резолюции, определяющей порядок его исполнения;
правильности оформления документа;
комплектности документа (в части на предмет наличия соответствующих приложений);
наличия и достоверности сведений об адресате;
наличия и достоверности листа рассылки при отправке документа четырем и более адресатам [38, с. 17].
Документы, не отвечающие установленным требованиям, подлежат доработке исполнителями (либо для оперативности сотрудниками отдела документационного обеспечения).
Документы, полностью соответствующие установленным требованиям, подлежат регистрации в соответствии с вышеописанным порядком.
Тиражирование документов, подлежащих отправке, производится для сохранения в делах учреждения контрольного экземпляра (либо копии) документа. Чаще выпускаются два экземпляра документа: один адресату, другой – в дело. При отправке нескольким адресатам дополнительно изготавливается требуемое количество экземпляров документа.
Последующая подготовка документов к отправке производится либо секретарем-стенографисткой, либо секретарем-машинисткой. При этом принимаются во внимание соответствующие положения правил оказания почтовой связи.
Подготовка к отправке включает:
простановку на конвертах (упаковках) адресатных данных (для этого в отделе имеется специальный штамп с полным наименованием учреждения, почтовым адресом и телефоном);
фальцовку (перегиб в соответствии с размерами конверта или упаковки) документов и вложение их в конверты (упаковки) в соответствии с адресными данными;
заклеивание конвертов (упаковок);
маркировку конвертов (снабжение их значками почтовой оплаты). Обычно это делается уже в отделении почтовой связи.
Последующая сортировка исходящей корреспонденции производится по видам отправлений и (или) по адресатам назначения. В отделении почтовой связи на заказную исходящую корреспонденцию составляется реестр (в двух экземплярах), один из которых затем передается секретарю [38, с. 18].
Управление исходящими документами, отправляемыми непосредственно учреждением, производится с соблюдением ряда особенностей. Так, отправке телеграмм предшествует выполнение действий обеспечивающих соответствие указанных документов положениям правил предоставления услуг телеграфной связи. В частности, исходящие телеграммы принимаются секретарем главного врача завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.
Отправка учреждением исходящих телефаксограмм сопровождается выполнением следующих действий: прием подлежащего передаче документа, проверка правильности его оформления, проверка наличия приложений, регистрация исходящего документа, передача документа посредством факсимильного аппарата.
Отправка учреждением исходящих телефонограмм производится адресатам в соответствии с прилагаемым к тексту списком телефонов (как минимум включающего сведения об основном и запасном телефонных номерах, кодах междугородней (международной) связи).
Отправка учреждением исходящих сообщений электронной почты E-mail, содержащих в качестве приложения электронные версии документов (их машинные файлы), производится с простановкой в теле письма пометки «Соответствует оригиналу». Ответственным исполнителем за отправку данных писем является секретарь главного врача [38, с. 18].
Особенности организации управления внутренними документами
Обмен данными документации (отправка и получение или передача и прием) производится:
лично - исполнителями документов непосредственно адресатам (если речь идет о внутренней деловой переписке между конкретными должностными лицами смежных структурных подразделений учреждения, например, заявка от отделения стационара в отдел материально-технического снабжения);
через секретарей отдела документационного обеспечения - между соответствующими должностными лицами (структурными подразделениями) учреждения здравоохранения (например, акты сверок, товарные накладные, счета и т.д. из склада в бухгалтерию), требующих регистрации;
посредством каналов внутренней электронной связи (локальной межмашинной сети). Данный способ передачи информации в учреждении находится в стадии разработки и введении в эксплуатацию;
посредством почтовой, курьерской связи или по каналам факсимильной, телефонной связи, например, головной организации и его обособленными структурными подразделениями.
Наиболее тщательного рассмотрения заслуживает процедура создания внутренних документов. Здесь нужно уточнить, что в зависимости от управленческой ситуации создание внутренних документов может осуществляться должностными лицами (структурными подразделениями) учреждения:
в инициативном порядке;
в ответ на заранее полученный документ (после его рассмотрения);
во исполнение поручения (указания) руководства учреждения;
во исполнение требований законодательных, нормативно-правовых и локальных актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов.
при подготовке ответов на поступившие в адрес учреждения обращения юридических и физических лиц.
В общем случае процедура подготовки внутренних документов включает:
определение вида и темы документа (например, справка к проекту штатного расписания);
подбор информационных материалов (например, документов, ранее поступивших в учреждение);
определение предварительного варианта структуры документа;
составление чернового варианта содержания документа;
редактирование и корректирование чернового варианта содержания документа;
оформление проекта документа;
согласование проекта документа, в необходимых случаях – его уточнение и дооформление;
представление проекта документа на подпись (утверждение).
При определении вида и темы документа принимаются во внимание:
функциональное назначение документов, образующих управленческую документацию учреждения;
информационный повод для письменного обращения к адресату.
Определившись с видом и темой документа (например, предстоит подготовить письмо-запрос в связи с отсутствием в поступившем ранее от деловых партнеров учреждения здравоохранения проекте договора о сотрудничестве некоторых важных сведений), можно приступить к подбору информационных материалов. В рассматриваемом случае к ним, помимо проекта соглашения, следует также причислить материалы деловой переписки по указанному вопросу за определенный период, аналитические документы, отражающие основные результаты договорной работы за последний год, документы, определяющие приоритеты в деятельности учреждения здравоохранения и т.д. [38, с. 19].
При определении состава информационных материалов следует стремиться к тому, чтобы получить в свое распоряжение достоверную, точную и актуальную информацию. Объем этой информации (количество наименований информационных материалов) должен быть достаточным для ясного и убедительного изложения содержания документа.
Определение предварительного варианта структуры документа следует производить исходя из требований, предъявляемых к структуре соответствующих видов документов. В ряде случаев по соображениям практической целесообразности структура подготавливаемого документа может быть уточнена.
Составление чернового варианта содержания документа следует производить таким образом, чтобы обеспечить его ясность и убедительность. Формируя содержание, необходимо придерживаться заранее определенной структуры документа, а также соответствующего стиля изложения.
Редактирование и корректирование чернового варианта содержания документа имеют целью выявить и устранить в проекте документа ошибки и неточности, оптимизировать его структуру и стили изложения. Содержание уточненного варианта документа также должно быть надлежащим образом проверено на предмет отсутствия в нем сведений, составляющих охраняемую законом тайну.
Окончательный выверенный проект документа оформляется в соответствии с установленными на этот счет требованиями. Оформление имеет целью обеспечить юридическую силу документа, упростить его изучение, а, в конечном счете, способствовать сокращению сроков принятия управленческого решения, повышению его эффективности [38, с. 19].
Согласование проекта документа с заинтересованными сторонами производится для оценки обоснованности его содержания, а также для определения соответствия проекта документа законодательным, нормативно-правовым и локальным актам и ранее принятым управленческим решениям. В необходимых случаях по итогам согласования проект документа уточняется и переоформляется.
Полностью подготовленный проект документа представляется на подпись (утверждение).
Подводя итог об особенностях управления документами в процессе документооборота, следует отметить сроки их подготовки. В общем случае документы исполняются либо в сроки, установленные резолюцией, определяющей порядок исполнения документа, либо в соответствии с типовыми сроками, предусмотренными для их исполнения.
При этом документы, для которых в резолюции или иным аналогичным образом указана конкретная дата исполнения, должны исполняться в указанный срок. Документы, для которых конкретная дата исполнения в резолюции не указана, должны быть исполнены в срок, не превышающий 30 дней с даты резолюции.
Документы, исполняемые в соответствии с резолюцией, имеющие пометку «Срочно», подлежат исполнению в течение 3 дней, а имеющие пометку «Оперативно» – в течение 10 дней с даты резолюции. Наконец, для исполнения документов в связи с поступление в адрес учреждения письменных обращений отводится до 15 дней, за исключением случаев, когда содержание письменных обращений подвергается проверке [38, с. 19].
|
