2.3 Анализ существующего документооборота в учреждении
Порядок работы с документацией в больнице осуществляется на основании двух основных методологических инструкций по обеспечению качества:
«Управление организационно-распорядительной документацией» МИ (методическая инструкция) IV - 4.2–02;
«Управление документацией в учреждении» МИ (методическая инструкция) IV - 4.2–03.
Настоящие инструкции устанавливают порядок и правила ведения делопроизводства в учреждении, предусматривают четкое выполнение операций по приему и отправке документов, своевременному их доведению до исполнителей, определяют единую централизованную систему регистрации и контроль за исполнением входящей и исходящей корреспонденции, а так же устанавливают порядок работы с подлинниками медицинской документации, документации системы менеджмента качества (далее по тексту СМК), организационной документации, программной документации, документами о качестве медицинской услуги, справочно-информационного обслуживания в учреждении.
Данные инструкции составлены с учетом специфики медицинского учреждения, где методологическая инструкция по обеспечению качества «Управление организационно-распорядительной документацией» МИ IV - 4.2–02 используется в административной работе, а методологическая инструкция по обеспечению качества «Управление документацией в учреждении» МИ IV - 4.2–03 используется для ведения медицинской документации.
Рассмотрение работы с поступающими (входящими) документами в административном секторе (бухгалтерия, планово-экономический отдел, отдел кадров и т.д.).
Ответственность за организацию и правильное ведение организационно-распорядительной документации в аппарате управления возлагается на главного врача, заместителей главного врача, руководителей подразделений и секретаря-машинистку [30].
Контроль над соблюдением процедуры управления организационно-распорядительной документацией и требованиями настоящей МИ осуществляет секретарь-машинистка.
Заместители главного врача и руководители подразделений обязаны рассматривать все документы в день их получения, при необходимости с визой направлять должностным лицам для исполнения, контролировать своевременное и качественное исполнение документов.
Заместители главного врача и руководители подразделений обязаны сохранять служебную переписку (внутреннюю и внешнюю).
Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на хранение).
В документационном обеспечении учреждения выделяются три группы документов:
поступающие (входящие) документы;
отправляемые (исходящие) документы;
внутренние документы.
Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения [30].
Вся поступающая корреспонденция принимается и регистрируется секретарем-машинисткой БУ ЦГБ г. Югорска. Регистрация документов необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов. Принятая корреспонденция вскрывается, кроме конвертов с надписью «лично», проверяется правильность адресата, наличие в конверте документов, приложений и их соответствие тексту документа. Документы секретарем-машинисткой сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые, в соответствии с перечнем документов, не подлежащих регистрации. Нерегистрируемые документы, документы с пометкой «лично» непосредственно передаются по назначению. На первой странице полученного документа ставится отметка, с указанием даты поступления и порядкового номера входящего документа с начала года. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом делается соответствующая пометка « + приложение на 2 листах». Регистрационную отметку о поступлении документа в учреждение проставляют согласно ГОСТ Р 6.30-1997 в правом нижнем углу первого листа документа. Регистрация документа проводится однократно в журнале регистрации входящей документации. Зарегистрированные документы, независимо от их содержания и характера исполнения, передаются на рассмотрение главному врачу. Главному врачу передаются документы от вышестоящих административных органов, а также другие важнейшие документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным вопросам деятельности БУ ЦГБ, исполнение которых требует решения главного врача. Если установлено, что документы адресованы неправильно, то их необходимо вернуть секретарю-машинистке для передачи по назначению. Документы передаются исполнителям в день их поступления. Резолюция пишется в левом верхнем углу (исполнитель, срок исполнения и др.).
Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право привлекать соисполнителей, которые обязаны обеспечить выполнение документа в установленный срок [30].
Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или размножаются и передаются им одновременно в копиях. Поступившие в подразделения документы регистрируются (при необходимости) в журнале учета документов ответственным за документацию в подразделении или руководителем подразделения, если не определено ответственное лицо, согласно МИ IV-4.2–03 «Управление документацией в учреждении». Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан представить информацию об исполнении документа вышестоящему руководителю. Исполнитель на первом листе исполненного документа в правом нижнем углу делает пометки:
отметка о том, когда и как решен вопрос;
отметка о составлении ответного документа (при необходимости);
другая информация.
Исполнитель подшивает документы в соответствующее дело не позднее следующего дня после их исполнения или отправки ответа [30].
Ознакомившись с данной работой, следует, что делопроизводство в больнице имеет чёткие рамки выполнения качественной работы. Все требования ведения документации соблюдаются. Но всё равно регистрация входящих (и не только) документов производится по-старому, т.е. используется метод заполнения журналов вручную. Тогда как в наше время для этого можно использовать компьютер и соответствующую программу.
Теперь рассмотрим медицинский документооборот на примере работы по организации работ по учету, хранению подлинников МТС (медико-технологический стандарт), документации СМК (система менеджмента качества), организационной документации, программной документации, ГОСТов, ТУ и изготовлению с них копий [22].
Распределение ответственности между должностными лицами и подразделениями за организацию деятельности по каждому этапу работы данного процесса представлено в матрице распределения ответственности в Приложении Г.
Подлинники документов хранятся в следующих подразделениях:
медицинские карты:
«карта стационарного больного» - в архиве учреждения;
«карта амбулаторного больного» - в регистратуре;
МТС у заместителя главного врача по медицинской части.
инженерно-техническая документация:
по оборудованию - у специалистов, ответственных за данный раздел работы;
по электрохозяйству - у начальника энергетической службы;
строительно-монтажная - у главного инженера, начальника службы ремонта;
документация СМК в кабинете по функционированию СМК;
организационная документация в архиве учреждения;
НД (ГОСТ, ТУ) у специалиста, выполняющего работы по стандартизации и метрологии;
законодательная и правовая документация у начальника юридического отдела;
программная документация в информационно-техническом отделе.
К внутренним документам СМК, порядок управления которыми регламентируется настоящей методикой, относятся:
политика в области качества;
руководство по качеству;
цели в области качества структурных подразделений;
методики СМК;
положения;
карты процессов;
инструкции;
методические рекомендации;
положения о структурных подразделениях, должностные инструкции;
внутренняя организационно-распорядительная документация;
нормативная документация;
внутренние локальные акты;
другие.
Подлинники документов из подразделений, где они хранятся, не выдаются. В исключительных случаях подлинники документов по СМК выдаются по служебной записке с разрешения руководителя учреждения. Изготовление копий и выдача их производится по заявке [22].
Руководители подразделений (или ответственное лицо), которые являются держателями подлинников, проверяют правильность оформления подлинников (качество их выполнения, комплектность, наличие всех подписей) присваивают им порядковые номера и регистрируют в книге регистрации.
Оформление документации:
СМК согласно МИ IV-4.2 - 01 «Порядок разработки методологических инструкций»;
программной документации согласно МИ V-5.5 - 12 «Порядок управления информационной системой»;
организационной документации аналогично оформлению документации СМК;
организационно-распорядительной документации согласно МИ IV-4.2 – 02 «Управление организационно-распорядительной документацией».
В книге регистрации подлинников документов и выдачи копий в графе «Кому разослать» указываются подразделения, куда разослать копии документов. Подразделение - держатель подлинника регистрирует изготовленные копии в книге регистрации и под роспись в ней выдает копии ответственному за документацию в подразделении. Все копии должны иметь штамп «учтено, № копии». Ежегодно в январе месяце подразделение-держатель подлинника проводит проверку физического состояния подлинников документации. При наличии подлинников, пришедших в негодность, составляет график их восстановления (форма графика произвольная). О восстановлении документа делается отметка в книге регистрации подлинников документов и выдачи копий. Хранение документации в подразделениях осуществляется в условиях, обеспечивающих ее сохранность и предохраняющих от воздействия неблагоприятных факторов. Подлинники аннулированных и замененных документов хранятся в подразделениях отдельно от действующих [22].
Так же, в секторе по работе с медицинской документации, просматривается четкая структура ведения документов.
|
