Приложение к приказу от
25.10.2016 № 91/1
Муниципальное бюджетное учреждение «Управление финансово-производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Чебоксары»
|
УТВЕРЖДЕНО
приказом МБУ «УФПО МУК
г. Чебоксары»
от ____________________ № ___
|
ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству
в мБУ «Управление финансово – производственного обеспечения МУК г. Чебоксары»
I. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в муниципальном бюджетном учреждении «Управление финансово-производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Чебоксары» (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления в учреждении и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает общие требования документирования деятельности и организации работы с документами несекретного характера в муниципальном бюджетном учреждении «Управление финансово-производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Чебоксары» (далее – Учреждение).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Чувашской Республики в сфере делопроизводства и архивного дела, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Минкультуры России от 31.03. 2015 № 526, а также с учетом положений ГОСТ Р 6.30 – 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и на основании действующей инструкции по делопроизводству в администрации города Чебоксары, утвержденной распоряжением администрации города Чебоксары от 03.03.2015 № 43-р.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, а также хранение и использование документов. Система электронного документооборота должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.
1.4. Организация, ведение делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в учреждении возлагается на директора Учреждения и специалиста по организационной работе и делопроизводству.
1.5. Ответственность за состояние делопроизводства в Учреждении возлагается на директора Учреждения, который обязан:
- знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией;
- не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов;
- рассматривать поступающие документы в день их получения и организовывать контроль за их исполнением;
- требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний);
- обеспечивать контроль за качеством подготавливаемых документов и правильностью их оформления.
1.6. Ведение делопроизводства в Учреждении возлагается на специалистов согласно должностным инструкциям.
1.7. Исполнение настоящей Инструкции возлагается на всех работников Учреждения, они несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов, в случае утраты они обязаны немедленно доложить директору Учреждения.
1.8. Разглашение содержания служебных документов, передача документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения директора Учреждения.
1.9. При перемещении по службе или увольнении работник Учреждения обязан передать все находящиеся у него документы главному специалисту отдела или иному должностному лицу, определенному директором, по акту приема-передачи дел.
II. Документирование управленческой деятельности
Деятельность Учреждения обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией Учреждения, его задачами и функциями.
В состав документационной базы входят:
организационно-правовые документы (Устав муниципального бюджетного учреждения «Управление финансово-производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры города Чебоксары», штатные расписания, должностные инструкции сотрудников и т.д.);
правовые и распорядительные (приказы Учреждения по основной деятельности, договоры, соглашения);
справочно-информационные (протоколы, акты, докладные, служебные и объяснительные записки, письма, справки, сводки, таблицы, отчеты, телеграммы, факсы и т.д.);
документы по личному составу (приказы по личному составу, личные карточки, лицевые счета по зарплате, личные дела и т.д.);
документы бухгалтерского учета отчетности (ведомости, книги, отчеты, сметы, акты ревизий и т.д.);
документы по материально-техническому снабжению (акты, предписания, инструкции и т.д.).
III. Правила оформления документов
3.1. Требования к подготовке и оформлению документов
3.1.1. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки с помощью средств вычислительной техники.
Текст документа отражает его основное смысловое содержание - управленческое действие, решение.
Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства, нормативных правовых и организационно-распорядительных документов, иных материалов справочного характера.
3.1.2. При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:
3.1.2.1. Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам.
3.1.2.2. Документ должен быть написан служебно-деловым стилем.
3.1.2.3. Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.
3.1.2.4. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах, и употребляться в одном и том же значении.
3.1.2.5. Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.
3.1.2.6. Документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных правовых актах.
3.1.2.7. Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.
3.2. Состав реквизитов документов
- наименование организации;
- справочные данные об организации;
- вид документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место разработки или издания документа;
- адресование документа;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- утверждение документа;
- согласование документа;
- подпись документа;
- печать;
- заверение копий документов;
- отметка об исполнителе;
- резолюция;
- отметка о конфиденциальности;
- отметка о контроле документа;
- отметка об исполнении документа;
- отметка о поступлении документа;
- идентификатор электронной копии документа.
3.2.1. Документы, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Таблицы, планы, ведомости, графики и т.п. разрешается оформлять на листах бумаги формата А3 (297х 420 мм), резолюции – на листах формата А6 (105 x 148 мм).
При подготовке документов в Учреждении используются электронные шаблоны бланков документов.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
30 мм – левое;
15 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
3.2.2. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов Учреждения утверждаются директором Учреждения.
3.2.3. В Учреждении применяются следующие бланки:
- бланк письма Учреждения;
- бланк приказа Учреждения;
- общий бланк Учреждения.
Образцы бланков документов Учреждения приведены в приложениях 1–3 к настоящей Инструкции.
3.2.4. В Учреждении устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланке: угловой и продольный. При угловом расположении реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – вдоль верхнего поля документа. Угловой вариант расположения реквизитов применяется для бланка письма, а продольный – для общего бланка Учреждения и бланка приказа.
3.2.5. Каждый вид бланков содержит определенный состав реквизитов:
для общего бланка Учреждения:
- наименование Учреждения (на чувашском и русском языках);
- справочные данные об Учреждении (почтовый адрес, номера телефонов, телефона-факса, адрес электронной почты);
- отметки для проставления даты и регистрационного номера;
для бланка письма Учреждения:
- наименование Учреждения (на чувашском и русском языках);
- справочные данные об Учреждении (почтовый адрес, номера телефонов, телефона-факса, адрес электронной почты, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП);
- отметки для проставления даты и регистрационного номера;
- отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта;
для бланков приказа Учреждения:
- наименование Учреждения (на чувашском и русском языках);
- вид документа (на чувашском и русском языках);
- отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа.
3.3. Оформление реквизитов документов
3.3.1. Наименование организации
Наименование Учреждения указывается в точном соответствии с Уставом Учреждения.
Наименование печатают на двух государственных языках Чувашской Республики – чувашском и русском. Наименование на русском языке печатается ниже или справа от наименования на чувашском языке.
3.3.2. Справочные данные об организации
Этот реквизит включает:
- почтовый адрес;
- номера телефонов (факса);
- адрес электронной почты
- ОКПО, ОГРН, ИНН/ КПП.
3.3.3. Вид документа
Наименование вида издаваемого документа включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа. Наименование вида документа в бланках печатается заглавными буквами жирным шрифтом: ПРИКАЗ.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
3.3.4. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, должны иметь одну, наиболее позднюю дату подписания.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, например: 06.07.2014. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 06 июля 2014 г.
В тексте конкретного документа используется только один из указанных способов оформления дат.
3.3.5. Регистрационный номер (индекс документа)
Регистрационный номер (индекс) документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации после его подписания (утверждения).
Основу индексации составляют номера дел по номенклатуре дел, регистрационные номера документов. Составные части индекса отделяются косой чертой и тире.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Регистрационными номерами обращений граждан являются порядковые номера поступивших документов по журналу регистрации обращения граждан с добавлением первой буквы фамилии гражданина: А-69.
3.3.6. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
3.3.7. Место разработки или издания документа
Место разработки или издания документа не указывается, т.к. оно определяется по названию Учреждения.
3.3.8. Адресование документа
Документы адресуют в органы государственной власти, органы местного самоуправления, должностным лицам, структурным подразделениям, организациям, гражданам.
При адресовании документа в орган государственной власти, организацию или подведомственное учреждение без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже:
Управление культуры и
развития туризма
администрации города
Чебоксары
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже:
Директору МБУК «Объединение библиотек города Чебоксары» Е. В. Бондареву
При адресовании документа частному лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:
Сидорову С.В.
ул. Гагарина, д.9, кв.22
г. Чебоксары
428000
Элементы почтового адреса указываются в порядке, предусмотренном действующими Правилами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, номер квартиры, город, индекс. В случае отсутствия почтовых данных, указывается адрес электронный почты.
Сидорову С.В.
sidorovsv@mail.ru
При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщённо. Например:
Руководителям учреждений
культуры города Чебоксары
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу – после фамилии.
Документ не должен содержать более 4-х адресатов. При большем их количестве составляется список рассылки документа (Приложение 4).
3.3.9. Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа – краткое содержание документа (не более 150 печатных знаков) – составляется ко всем документам за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк):
- приказ о (создании аттестационной комиссии);
- служебная записка о (необходимости проведения ценности документов);
- протокол чего? (заседания экспертной комиссии);
- акт о (выделении к уничтожению документов);
- положение об (архиве учреждения);
- должностная инструкция кого (специалиста по организационной работе и делопроизводству)
- письмо о (стандарте комфортного пребывания посетителей).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "О чем?" - "О выделении...", "Об изменении..." и т.п.
Заголовок располагается после реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа» от границы левого поля. Заголовок располагается слева над текстом документа. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. В конце заголовка точка не ставится.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документа, оформленного на бланке формата А5, заголовок не составляется.
3.3.10. Текст документа
Текст документа излагается русским литературным языком шрифтом Times New Roman размером № 14 с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Тексты документов излагают от:
1-го лица единственного числа, например:
приказываю…подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об….;
3-го лица единственного числа, например:
МБУ «Управление финансово- производственного обеспечения муниципальных учреждений культуры г. Чебоксары» считает возможным;
1-го лица множественного числа, например:
Просим представить сведения…; представляем на рассмотрение и утверждение…; в протоколах: слушали…; выступили…; решили (постановили).
В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа, например:
приказываем…; решили…
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля, начиная со второй страницы.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит их двух частей. В первой (констатирующей) части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти, документов, ранее изданных органом исполнительной власти – автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа исполнительной власти, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
«В соответствии с постановлением администрации города Чебоксары Чувашской Республики от 23 мая 2013 г. № 1614 «О планах мероприятий («дорожных картах») в отраслях социальной сферы, направленных на повышение эффективности сферы культуры и дополнительного образования детей в области искусств» …
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., выделяются разделы, пункты, подпункты, которые нумеруют римскими и арабскими цифрами, например:
I. Раздел
1.1. Пункт
1.1.1. Подпункт
3.3.11. Оформление приложений к документу
Отметка о наличии приложений используется при оформлении писем и приложений к распорядительным, нормативным правовым документам, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложения:
1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:
Приложение: договор №10 от 11.03.2015 (копия) в 2-х экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо МУК МК «Победа» от 21.11.2012 № 38 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 листах в 5 экз. в первый адрес.
На приложениях к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу с обязательным указанием наименования документа, его даты и номера:
Приложение 2
к приказу МБУ «УФПО
МУК г. Чебоксары»
от 10.06.2016 № 23
Если приложений несколько, то они нумеруются по порядку (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, то оно не нумеруется.
3.3.12. Утверждение документа
Особым способом введения документа в действие является его утверждение.
Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу с момента их утверждения, если иное не указано в документе.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, указан в приложении 5.
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и включает в себя слова "УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ" (без кавычек и двоеточия), наименование должности (включая наименование организации) лица, утверждающего документ, личную подпись, инициалы и фамилию, дату утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Директор МБУ
«УФПО МУК г. Чебоксары»
|
