     Министерства здравоохранения Российской Федерации
государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
ПЕРВЫЙ МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ имени И.М.СЕЧЕНОВА
|
УТВЕРЖДЕНО
Приказом ректора
от 29.08.2014 № 578/Р
|
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
Москва
2014
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Инструкция по делопроизводству – правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых в Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский университет имени И.М.Сеченова» Министерства здравоохранения Российской Федерации (далее - Университет) в соответствии с его компетенцией.
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) устанавливает единые требования работы с документами в Университете - порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием, тиражированием служебных документов.
1.2. Инструкция составлена в соответствии с:
-ГОСТом Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- Правилами по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009г. №76;
- «Примерной инструкцией по делопроизводству в высшем учебном заведении», утвержденной приказом Министерства образования России от 24.07.2000 г. № 2286;
- «Основными правилами работы ведомственных архивов» (М., 1985);
- Методическими рекомендациями «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу» (М., 2006);
- международным стандартом ISO9001:2008 «Системы менеджмента качества «Требования», процедурой 1МГМУ-СМК-ПР-001 «Управление документацией», версия 3.0, регламентирующей требования по оформлению и управлению документацией Системы менеджмента качества Университета;
- УСТАВом Университета.
1.3. Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства в Университете, повышения его эффективности путем унифицирования состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
1.4. Отдел делопроизводства Управления правовой политики и кадрового обеспечения осуществляет методическое руководство по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательного для исполнения структурными подразделениями Университета, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях; осуществляет сортировку, регистрацию поступившей корреспонденции и ознакомление с ней соответствующих должностных лиц; ведет контроль за сроками исполнения документов; осуществляет контроль за хранением и правильным использованием служебных документов, бланков, печатей и штампов. Указания отдела делопроизводства являются обязательными для выполнения всеми работниками структурных подразделений.
1.5. Функции, задачи, права и ответственность отдела делопроизводства регламентируются положением об отделе, должностными обязанностями работников отдела делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях, устанавливаются должностными инструкциями.
1.6. За состояние и ведение делопроизводства в Университете несут ответственность ректор, проректоры по подчиненности, директор Клинического центра (далее - КЦ) и директор Научно-исследовательского центра (далее - НИЦ).
1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, а также за их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Университета. Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.
1.8. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на лиц, делопроизводственные должности которых (делопроизводитель, документовед и т.п.) предусмотрены штатным расписанием структурного подразделения. В случае, когда штатное расписание структурного подразделения не содержит должностей делопроизводственного характера, ведение делопроизводства приказом ректора возлагается на одного из работников структурного подразделения, что закрепляется в его индивидуальной должностной инструкции. Указанные работники обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководителей структурных подразделений о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление других работников структурного подразделения с нормативно-методическими документами по делопроизводству.
1.9. При уходе работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, в отпуск, выбытии в командировку, при увольнении или перемещении имеющиеся у него документы, согласно установленным правилам, по указанию руководителя передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.
1.10. Вновь принятые работники, занимающиеся ведением делопроизводства, должны быть ознакомлены руководителями соответствующих подразделений с Уставом и структурой Университета, расположением подразделений Университета, установленным порядком работы, настоящей Инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел подразделения и должностными инструкциями его работников.
1.11. Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов, в случае утраты должны немедленно докладывать руководителю структурного подразделения, сообщать в отдел делопроизводства, который в свою очередь обязан поставить в известность руководство Университета.
1.12. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с письменного разрешения ректора, проректоров по подчиненности, директоров КЦ и НИЦ, при составлении актов приема-передачи документов. Выемка документов органами внутренних дел, службой федеральной безопасности, судебными органами производится в установленном законом порядке.
1.13. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С ними знакомятся только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов.
1.14. Использование служебных документов для публикации в периодической печати, в научных изданиях или докладах на научных форумах допустимо только с письменного разрешения ректора и проректоров Университета с обязательным указанием при публикации на принадлежность упоминаемых документов Университета с соблюдением установленного в Университете порядка.
1.15. Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные) регулируется специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами) утверждаемыми в установленном порядке.
1.16.Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.17. Делопроизводственный год в документационном обеспечении учебного процесса и других видов деятельности, планируемых по учебным годам, начинается с 01 сентября и завершается 31 августа следующего года; в документационном обеспечении других видов деятельности, планируемых по календарным годам, начинается с 01 января и завершается 31 декабря текущего года.
1.18. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами электронно-вычислительной техники.
1.19. Соблюдение правил Инструкции обязательно для каждого работникам Университета. Нарушение требований данной инструкции влечет дисциплинарную ответственность работника, допустившего нарушение.
|
