Утверждаю: Генеральный директор ОАО «Название организации»

ОАО «Название организации»

Должностная инструкция
Заведующего канцелярией

• 
  Заведующий канцелярией непосредственно подчинен...................................................
  
• 
  Заведующий канцелярией выполняет указания ....................................................
  (указания этих работников вы выполняются только в том случае, если они не противоречат указаниям непосредственного руководителя).
  

• 
  Заведующий канцелярией замещает.................................................................................
  
• 
  Заведующего канцелярией замещает ...............................................................................
  Прием и освобождение от должности:
  

• 
  постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства
  
• 
  Единую государственную систему делопроизводства
  
• 
  стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации
  
• 
  структуру предприятия, учреждения, организации
  
• 
  организацию делопроизводства
  
• 
  схемы документооборота
  
• 
  порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности
  
• 
  сроки и порядок сдачи дел в архив
  
• 
  системы организации контроля за исполнением документов
  
• 
  оргтехнику и другие технические средства управленческого труда
  
• 
  основы экономики, организации производства, труда и управления
  
• 
  законодательство о труде
  
• 
  правила внутреннего трудового распорядка
  
• 
  правила и нормы охраны труда.
  

• 
  Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
  

• 
  Организует работу канцелярии.
  
• 
  Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
  
• 
  Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
  
• 
  Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
  
• 
  Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.
  
• 
  Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
  
• 
  Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
  
• 
  Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
  
• 
  Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.
  
• 
  Руководит работниками канцелярии.
  

• 
  как часто (% от рабочего времени):
  
• 
  куда:......................................................................................................
  

• 
  Получаете информацию (какую : от кого:) .............................
  ......................................................................................................
  

• 
  Передаете информацию (какую: кому:) ..................................
  ......................................................................................................
  

• 
  Получаете информацию (какую : от кого:) .............................
  ......................................................................................................
  

• 
  Передаете информацию (какую: кому:) ..................................
  ......................................................................................................
  

• 
  Заведующий канцелярией имеет право давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
  
• 
  Заведующий канцелярией имеет право контролировать выполнение производственных заданий, своевременное выполнение отдельных поручений подчиненными ему службами и подразделениями.
  
• 
  Заведующий канцелярией имеет право запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности и деятельности подчиненных ему служб и подразделений.
  
• 
  Заведующий канцелярией имеет право взаимодействовать с другими предприятиями, организациями и учреждениями по производственным и другим вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
  
• 
  Заведующий канцелярией имеет право знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися деятельности Подразделения.
  
• 
  Заведующий канцелярией имеет право предлагать на рассмотрение руководителя предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей Должностной инструкцией обязанностями.
  
• 
  Заведующий канцелярией имеет право выносить на рассмотрения руководителя предложения о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей работников подчиненного подразделения, предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
  
• 
  Заведующий канцелярией имеет право докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.
  
• 
  Заведующий канцелярией имеет право общаться с представителями прессы, передавать служебную информацию в другие организации как сотрудник предприятия:
  
  • 
    только по разрешению непосредственного руководителя;
    
  • 
    в рамках выполняемых функций по должности;
    
  • 
    по всем вопросам, относящимся к вашей сфере деятельности на предприятии.
    

• 
  Заведующий канцелярией несет ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
  
• 
  Заведующий канцелярией несет ответственность за нарушение правил и положений, регламентирующих деятельность предприятия.
  
• 
  При переходе на другую работу или освобождении от должности Заведующий канцелярией ответственен за надлежащую и своевременную сдачу дел лицу, вступающему в настоящую должность, а в случае отсутствия такового, лицу его заменяющему или непосредственно своему руководителю.
  
• 
  Заведующий канцелярией несет ответственность за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
  
• 
  Заведующий канцелярией несет ответственность за причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
  
• 
  Заведующий канцелярией несет ответственность за соблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
  
• 
  Заведующий канцелярией несет ответственность за выполнение правил внутреннего распорядка, правил ТБ и противопожарной безопасности.
  

• 
  Измеряемые показатели:..................................................................
  .............................................................................................................
  
• 
  Функциональные показатели:..........................................................
  .............................................................................................................
  

• 
  по каким темам:.................................................................................
  .............................................................................................................
  
• 
  как часто.............................................................................................
  .............................................................................................................