«Утверждаю»
______________
Ректор ГОУВПО «СыктГУ»
Задорожный В.Н.
Регламент ведения договорной работы
Общие положения
Настоящий Регламент устанавливает порядок заключения и исполнения договоров, соглашений, контрактов, приложений к ним (далее - договоров).
Регламент разработан в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров, заключаемых между ГОУВПО “СыктГУ” (далее – Университет) и контрагентами, определяется действующим законодательством Российской Федерации и настоящим Регламентом.
Подготовка проектов договоров, организационное обеспечение заключения договоров, а также контроль за их исполнением возлагаются на соответствующее структурное подразделение Университета, должностное лицо, которое по поручению ректора или иного руководителя является куратором договора (далее – куратор).
Консультационная поддержка и правовая экспертиза возлагаются на юриста Университета.
Понятие и условия договоров
Договором признается соглашение двух и более лиц (юридических и физических) об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей.
Условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для гражданско-правового договора и включение которых в договор является обязательным:
предмет, отражающий суть устанавливаемых правоотношений между контрагентами;
цена договора или порядок ее определения (может отражаться непосредственно в тексте Договора, либо в соответствующем Приложении к Договору с обязательным отражением его как неотъемлемой части данного Договора);
сроки выполнения сторонами своих обязательств по договору;
порядок расчетов;
права и обязанности сторон;
ответственность за неисполнение обязательств;
порядок урегулирования и разрешения споров;
юридические адреса (почтовые реквизиты), сведения о банковских счетах, номера факсов и контактных телефонов, адрес электронной почты (при наличии такового).
Основные требования к оформлению договоров
Договоры должны соответствовать обязательным для сторон требованиям и правилам, установленным федеральными законами и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения.
Не допускается заключение договоров, в которых отсутствуют условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для данного вида договоров, а также необходимость включения которых в договоры соответствующего вида установлена требованиями профильных специалистов.
Договоры заключаются только в простой письменной, либо в случае необходимости нотариальной форме, что означает невозможность заключения договора в устной форме.
-
Договоры должны содержать следующие сведения:
Преамбула (или вводная часть):
наименование договора (договор купли - продажи, поставки, комиссии и пр.);
дата подписания договора;
место подписания договора (город или населенный пункт);
полное фирменное наименование контрагента, под которым последний зарегистрирован в Едином Государственном Реестре Юридических Лиц, а также сокращенное название сторон по договору ("Заказчик", "Покупатель", пр.);
должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, указания на их полномочия на подписание договора.
предмет договора, т.е. о чем конкретно договариваются стороны;
обязанности и права первой стороны по договору;
обязанности и права второй стороны по договору;
цена договора и порядок расчетов и др.;
срок выполнения сторонами своих обязательств.
Конкретное содержание этих условий зависит от вида договора и от конкретной ситуации его заключения.
Дополнительные условия договора:
Срок действия договора. Его необходимо указать, даже если названы сроки выполнения сторонами обязательств. Это обусловлено тем, что надлежит знать, когда договор прекращает свое действие и когда можно будет предъявить соответствующие требования к контрагенту.
Ответственность сторон. В разделе указывается, что стороны несут имущественную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по договору в соответствии с действующем законодательством Российской Федерации.
способы обеспечения обязательств;
основания изменения или расторжения договора в одностороннем порядке;
условия о конфиденциальности информации по договору;
Порядок разрешения споров между сторонами по договору. Все споры между сторонами разрешаются в соответствии с законодательством Российской Федерации в арбитражном суде. Однако стороны могут установить и иное положение, в частности, предусмотреть разбирательство споров не в арбитражном, а в третейском суде, создаваемом либо самими сторонами, либо в соответствии с регламентом какого-либо постоянно действующего третейского суда.
Особенности перемены лиц по договору. В этом пункте можно предусмотреть, что уступка права требования по договору может быть осуществлена только с согласия должника.
законодательство, регулирующее отношения сторон (особенно это важно для внешнеторговых контрактов);
-
Особенности согласований связи между сторонами. Здесь для каждой стороны могут указываются:
лица, полномочные давать информацию и решать вопросы, относящиеся к исполнению договора. Это может формулироваться двумя способами: (1) с персональным указанием полномочного лица (лиц) или (2) с указанием должностей;
сроки связи между сторонами. Например: "... каждый вторник с ______ ч.";
способы связи: телефон, факс, телекс, телеграф, электронная почта с указанием их номеров и иных данных.
Судьба преддоговорной работы и ее результатов после подписания договора. Указывается, что после подписания договора все предварительные переговоры по нему, переписка, предварительные соглашения и протоколы о намерениях теряют силу.
Реквизиты сторон:
почтовые реквизиты;
местонахождение (адрес) контрагента;
банковские реквизиты сторон (номер расчетного счета, учреждение банка, код банка);
отгрузочные реквизиты (для железнодорожных отправок, для контейнеров, для мелких отправок).
Необходимо обратить особое внимание на правильность указанных реквизитов контрагента, а в тексте договора следует предусмотреть ответственность за представление неправильных реквизитов и за несообщение об их изменении. В дополнение можно предусмотреть освобождение Университета от ответственности за просрочку платежа в случае непредставления или неправильного указания платежных реквизитов.
количество экземпляров договора;
подписи сторон и печати сторон договора.
В случаях, когда законодательством предусмотрена необходимость государственной регистрации договора, Стороны принимают необходимые меры по регистрации соответствующего договора в уполномоченных государственных органах.
Заключение договоров
Предложение о заключении договора, поступившее от контрагента в Университет, должно содержать проект договора, сопроводительное письмо к прилагаемому проекту договора (в случае необходимости) либо договор, подписанный контрагентом.
В случае если предложение о заключении договора поступает от неизвестной организации отделу договорной работы Университета необходимо провести мероприятия по обеспечению условий экономической безопасности интересов Университета. Для этого следует ознакомиться с учредительными документами организации (уставом, учредительным договором), свидетельством о государственной регистрации и свидетельством о постановке на учет в налоговом органе. Необходимо обратить внимание на то, кто является ее учредителями, каков размер ее уставного фонда и сформирован ли он, где располагается офис (а не просто, так называемый “юридический адрес”), в каком банке организация обслуживается, ее финансовое положение и коммерческая репутация. Через партнеров, контрагентов, банкиров следует собрать о ней и ее руководителях как можно больше информации.
Отделом договорной работы Университета осуществляется анализ договора на предмет целесообразности его заключения и докладывается о результатах руководству. При принятии руководством Университета положительного или отрицательного решения специалист Отдела договорной работы дает соответствующий ответ контрагенту.
Ответ на письменное предложение заключить договор должен быть дан в письменной форме не позднее 10 дней со дня поступления предложения о заключении договора в Университет.
Споры между сторонами по проектам договоров
(преддоговорные споры)
Проект договора, разработанный соответствующим структурным подразделением в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Регламента и возвращенный контрагентом с протоколом разногласий, должен быть рассмотрен отделом договорной работы совместно с соответствующим подразделением (в лице куратора) в течение 3-х (трех) рабочих дней.
Если представленные разногласия принимаются, то соответствующее структурное подразделение (в лице куратора)в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Регламента готовит новый проект договора с учетом предложений (замечаний), который визируется и передается на подпись в порядке, установленном п. 6 настоящего Регламента.
Если предложения отклоняются, то соответствующее структурное подразделение (в лице куратора) в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Регламента передает контрагенту договор с протоколом разногласий и заключением о мотивах отклонения его предложений (замечаний).
Если подготовленный контрагентом договор вызывает возражения у соответствующего структурного подразделения в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Регламента или у специалиста Отдела договорной работы, протокол разногласий готовится отделом договорной работы по договору.
Порядок согласования договора
Для всех структурных подразделений, должностных лиц Университета устанавливается следующий порядок согласования договоров:
проект договора представляется для согласования в отпечатанном виде со служебной запиской (с указанием куратора) в Отдел договорной работы на принадлежность предмета договора в соответствии с п.п. 6.2. настоящего Регламента. Вместе с проектом договора необходимо представлять все приложения, указан е в тексте договора, а также документы, на которые в проекте делается соответствующая ссылка;
специалист Отдела договорной работы в зависимости от объема представленных на согласование проектов договоров, но не позднее 3-х (трех) рабочих дней подготавливает заключение по представленному проекту договора и направляет его куратору, либо при отсутствии замечаний согласовывает проект. При наличии у специалиста Отдела договорной работы замечаний по договору им составляется заключение, которое оформляется по установленной форме за его подписью и содержит мотивированное резюме и замечания по договору;
при отрицательном заключении согласующей инстанции проект договора направляется куратору на доработку;
после доработки проекта договора куратором документ печатается в чистовом виде в необходимом количестве экземпляров и согласовывается в соответствии с п.п. 6.2. настоящего Регламента;
после согласования проекта договора со всеми необходимыми структурными подразделениями Отдел договорной работы представляет его на подпись ректору (или иного уполномоченного лица), договор подписывается, заверяется печатью Университета и регистрируется в установленном порядке (принимается бюджетное обязательство, которое регистрируется в журнале учета БО).
Для подписания договора исполнителю необходимо получить визы всех должностных лиц, в соответствии с их компетенцией, в нижеследующем порядке, при этом обязательными подразделениями и лицами, согласующими договор, являются:
куратор договора;
структурные подразделения и руководители по принадлежности к предмету договора;
специалист Отдела договорной работы;
главный бухгалтер (при необходимости);
юрист (при необходимости).
При согласовании договора визы ставятся на обратной стороне последнего листа экземпляра договора, остающегося в Университете. Виза обязательно включает в себя личную подпись должностного лица, фамилию, дату. Виза должна быть проставлена разборчиво. В случае, если проставление виз на обратной стороне последнего листа договора не представляется возможным, визы ставятся на отдельном листе согласования, который прикрепляется к договору и подшивается вместе с ним при дальнейшем его учете и хранении.
Договор визируется на каждом листе специалистом Отдела договорной работы. Все исправления и дополнения в тексте договора (при их наличии) подписываются ректором Университета (уполномоченным лицом), делающего правки, и заверяются печатью.
При подписании договора необходимо убедиться, что представитель контрагента имеет юридическое право и полномочия на подписание документа. Если представителем контрагента выступает генеральный директор, который действует без доверенности, необходимо ознакомиться с приказом о его назначении, либо ознакомиться с протоколом собрания учредителей контрагента. В отношении последних следует обратить внимание на ограничение полномочий генерального директора, которые предоставляются ему только с согласия правления, Совета директоров, собрания учредителей и т.д. Например, в уставе организации, в разделе "Компетенция генерального директора" может быть указано, что директор вправе совершать сделки на сумму свыше 100 тыс. руб. только с согласия Совета директоров организации представителем которой он является. Поэтому следует ознакомиться с соответствующим разделом устава организации - контрагента и убедиться, что полномочия генерального директора не ограничены.
В том случае, если представитель действует по доверенности, следует проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя организации и ее печать, какого числа она выдана (если дата не указана, то доверенность вообще недействительна), срок ее действия, объем полномочий по доверенности.
Договоры от имени Университета подписывает ректор и (или) уполномоченное лицо.
Регистрация, выполнение и хранение договоров
Договоры оформляют те структурные подразделения (кураторы), которые осуществляют функции по их исполнению. На данные структурные подразделения возлагается обязанность по представлению копий заключенных договоров Университетом и иные инстанции по их запросу с разрешения руководства.
Оригиналы договоров хранятся в Управлении бухгалтерского учета и финансового контроля.
Обязанность по регистрации договоров возлагается на должностных лиц и специалистов Отдела договорной работы в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Регламента.
Все договоры регистрируются и учитываются должностными лицами и специалистами Отдела договорной работы, указанными в п.п. 1.4. настоящего Регламента, в специальных журналах, регистрационный номер которых является номером бюджетного обязательства. Регистрация происходит после подписания договора уполномоченным лицом.
В случае заключения дополнительных соглашений к договорам в журнале делается соответствующая отметка.
|
